Eventos y webinars

Qué cubre este apartado

Software para organizar eventos con inscripción: webinars, conferencias virtuales, jornadas híbridas y encuentros presenciales con entradas. El hilo común es la inscripción, la asistencia y lo que ocurre después, no el vídeo en sí.

Las llamadas internas ordinarias corresponden a videoconferencias. Las secuencias de seguimiento tras un evento están en email marketing o automatización de marketing.

El producto según el formato

Cuatro formatos requieren software realmente distinto.

Un webinar recurrente necesita una página de inscripción rápida, recordatorios fiables y una repetición que valga la pena publicar.

Una conferencia virtual necesita varias pistas, un programa por el que se pueda navegar y algo parecido a un pasillo. Un evento híbrido necesita tratar bien a las dos audiencias, en lugar de que la mitad remota mire una cámara lejana. Un evento presencial necesita sobre todo venta de entradas, acreditaciones y un registro de acceso que sobreviva a que el recinto se quede sin conexión.

Comprar una plataforma de conferencias para un webinar mensual es el error caro de siempre, y comprar una herramienta de webinars para una conferencia de pago es el bochornoso de siempre.

La inscripción es donde se ganan los eventos

Se pierde más gente entre la invitación y la confirmación que en cualquier otro punto.

Hay que comprobar que la página de inscripción pueda llevar su propio dominio y marca, que el formulario pueda ser corto y que se complete en un móvil sin tener que ampliar la pantalla. Después, la secuencia de recordatorios: un mensaje el día anterior y otro una hora antes marcan la diferencia entre un cuarenta por ciento de asistencia y un veinte.

Conviene probar el calendario con una invitación real. Un archivo que no se adjunta o un enlace que cambia sin avisar tras reprogramar el evento cuesta asistencia en silencio.

Si se venden entradas, hay que mirar los medios de pago, el tratamiento de impuestos por país, los reembolsos y las transferencias entre asistentes. Son peticiones corrientes que algunas plataformas resuelven mal.

La experiencia en directo

• Acceso desde el navegador, sin instalar nada, en un portátil restringido.
• Interacción mediante preguntas, encuestas, reacciones y chat moderado.
• Calidad de la emisión, incluido lo que ocurre cuando se degrada la conexión de un ponente.
• Backstage, para que los ponentes se preparen sin que el público los vea.
• Subtítulos y grabación, generados automáticamente en lugar de pedirse después.

Hay que ensayar en el producto real con los ponentes reales. Todas las plataformas lucen bien en una demostración y todas tienen un punto áspero, y más vale encontrar el suyo un martes que durante la conferencia principal.

Después del evento, que es el objetivo

Un evento que genera una lista a la que nadie da seguimiento es un centro de costes con buena iluminación.

Se comprueban los datos que salen: inscripciones, duración de la asistencia, preguntas formuladas, respuestas a encuestas, visualizaciones de la repetición. Después, adónde van. La sincronización directa con el CRM supera a una descarga en hoja de cálculo que alguien tiene que acordarse de procesar.

La repetición merece una decisión en lugar de un valor por defecto. Una grabación abierta consigue tráfico de búsqueda y alcance. Una con registro produce contactos. Muchos equipos publican la sesión abierta y dejan el material de apoyo tras un formulario, lo que consigue algo de ambas cosas.

Cuánto cuesta

El precio se mide por inscritos, por asistentes simultáneos, por evento o por puesto con un tope de aforo. Las plataformas con venta de entradas suelen añadir un porcentaje de cada venta, y a volumen ese porcentaje eclipsa a la suscripción.

Las horas de emisión, el almacenamiento de grabaciones, los ponentes adicionales y el acceso a integraciones son los extras habituales. Los planes anuales pensados para un webinar mensual dejan de compensar si el calendario se retrasa, así que conviene comprobar si la capacidad no usada se acumula. Otros contadores discretos se recogen en lo que ocultan las páginas de precios.

Planificar el primer evento con un software nuevo

El error que conviene evitar es elegir plataforma y formato a la vez.

Hay que hacer el primer evento a pequeña escala. Una sesión, una pista, una página de inscripción y una secuencia de recordatorios. Así sale a la luz el flujo de trabajo sin un público lo bastante grande como para que un problema resulte caro, y se obtiene una referencia de asistencia y abandono.

Se reserva tiempo de ensayo en el producto real con los ponentes reales. Cada plataforma se comporta de forma algo distinta al compartir pantalla, con una segunda cámara y con un ponente que entra desde el móvil.

El seguimiento se decide antes del evento, no después. Quién recibe la grabación, qué reciben los asistentes, qué reciben quienes se inscribieron y no acudieron. Esos tres mensajes producen la mayor parte del valor, y escribirlos con el material fresco lleva una hora en lugar de una semana.