イベントとウェビナー

このカテゴリが扱う範囲

参加登録を伴うイベントを運営するためのソフトウェアです。ウェビナー、オンラインカンファレンス、ハイブリッド開催の日、チケットのある対面イベントが対象です。共通するのは映像そのものではなく、参加登録、出席、そしてその後に何が起きるかです。

通常の社内通話はビデオ会議に属します。イベント後のナーチャリングはメールマーケティングやマーケティングオートメーションの領域です。

形式に合った製品を選ぶ

4つの形式には、本当に別のソフトが必要です。

定期開催のウェビナーに必要なのは、素早く開ける登録ページ、確実に届くリマインダー、公開する価値のあるリプレイです。

オンラインカンファレンスには、複数のトラック、迷わず見られるスケジュール、廊下での立ち話に近いものが必要です。ハイブリッドイベントでは、リモート側の参加者が遠くのカメラを眺めるだけにならず、両方の聴衆がきちんと扱われる必要があります。対面イベントで主に必要なのは、チケット販売、名札、そして会場の回線が落ちても動くチェックインです。

月1回のウェビナーのためにカンファレンス用プラットフォームを買うのは、よくある高くつく失敗です。有料カンファレンスにウェビナーツールを使うのは、よくある恥ずかしい失敗です。

イベントの勝負は参加登録で決まる

招待から申込完了までの間で、ほかのどの段階よりも多くの人が離脱します。

登録ページに自社ドメインとブランドを使えるか、フォームを短くできるか、スマートフォンで拡大せずに入力を完了できるかを確認してください。そのうえでリマインダーの設計を見ます。前日と1時間前にメッセージを送れば、参加率は20%から40%に変わります。

カレンダーの扱いは、実際の招待状で試す価値があります。ファイルが添付されない、日程変更後にリンクが黙って変わるといったことは、気づかないうちに参加率を下げます。

チケットを販売するなら、決済方法、国ごとの税の扱い、返金、参加者間の譲渡を確認してください。どれもごく普通の要望ですが、うまく扱えないプラットフォームがあります。

ライブ中の体験

• 参加: インストール不要で、ブラウザから、制限の厳しいPCでも。
• インタラクション: 質問、投票、リアクション、モデレーション付きチャット。
• 配信品質: 登壇者の回線が悪化したときの挙動も含みます。
• バックステージ: 聴衆に見られずに登壇者が準備できる場所です。
• 字幕と録画: 後から依頼するのではなく、自動で生成されること。

実際の製品で、実際の登壇者とリハーサルしてください。どのプラットフォームもデモでは見栄えがよく、どれにも荒い部分が1つはあります。それを基調講演の最中ではなく、火曜日のうちに見つけておきたいところです。

イベント後こそが目的

追跡されない名簿を生むだけのイベントは、照明がきれいなだけのコストセンターです。

どんなデータが出てくるかを確認してください。登録情報、視聴時間、寄せられた質問、投票の回答、リプレイの再生数です。次にそれがどこへ届くかを見ます。CRMへの直接同期は、誰かが処理を覚えていなければならないスプレッドシートのダウンロードよりずっと優れています。

リプレイは、既定のままにせず、方針を決める価値があります。公開録画は検索流入とリーチをもたらし、制限つきの録画は連絡先をもたらします。多くのチームは、セッションを公開し、補足資料をフォームの先に置いて、両方の一部を得ています。

費用

料金は、登録者数、同時参加者数、イベント単位、または定員の上限つきの席単位で決まります。チケット販売型のプラットフォームは通常、売上の一定割合を加え、規模が大きくなるとその割合がサブスクリプション料金を大きく上回ります。

配信時間、録画の保存容量、追加の登壇者、連携機能の利用は、よくある追加オプションです。月1回のウェビナーを前提にした年間プランは、開催が遅れると割に合わなくなるため、使わなかった枠が繰り越されるかを確認してください。ほかにも見えにくい課金単位は、料金ページが隠していることにまとめています。

新しいソフトで最初のイベントを計画する

避けたい失敗は、プラットフォームと形式を同時に決めてしまうことです。

最初のイベントは小さく行ってください。1つのセッション、1つのトラック、登録ページ、リマインダー。そうすれば、問題が高くつくほどの大きな聴衆がいない状態でワークフローを検証でき、参加率と離脱率の基準値も得られます。

実際の製品で、実際の登壇者とのリハーサルの時間を確保してください。画面共有、2台目のカメラ、スマートフォンからの登壇者の参加では、プラットフォームごとに挙動が少しずつ違います。

フォローは、イベント後ではなく前に決めておきます。録画を誰が受け取るか、参加者に何を届けるか、登録したが参加しなかった人に何を届けるか。この3通のメッセージが価値の大半を生み、内容が記憶に新しいうちに書けば、1週間ではなく1時間で済みます。