Мероприятия и вебинары

Что входит в эту полку

Программы для мероприятий, на которые люди регистрируются: вебинары, виртуальные конференции, гибридные дни и очные встречи с билетами. Общее здесь регистрация, посещаемость и то, что происходит потом, а не само видео.

Обычные внутренние созвоны относятся к видеоконференциям. Цепочки писем после мероприятия живут в email-маркетинге или автоматизации маркетинга.

Подбирайте продукт под формат

Четырём форматам нужны по-настоящему разные программы.

Регулярному вебинару нужны быстрая страница регистрации, надёжные напоминания и запись, которую не стыдно опубликовать.

Виртуальной конференции нужны несколько потоков, расписание, по которому легко ориентироваться, и хоть что-то похожее на коридор для разговоров. Гибридному событию нужно, чтобы оба зала получили нормальное отношение, а не чтобы удалённая половина смотрела на далёкую камеру. Очному мероприятию в основном нужны продажа билетов, бейджи и регистрация на входе, которая переживёт потерю связи на площадке.

Покупка платформы для конференций ради ежемесячного вебинара обычная дорогая ошибка, а покупка вебинарного инструмента для платной конференции обычная неловкая.

Мероприятия выигрываются на регистрации

Больше всего людей теряется между приглашением и подтверждением.

Проверьте, можно ли разместить страницу регистрации на своём домене и в своём оформлении, можно ли сделать форму короткой и заполняется ли она с телефона без увеличения масштаба. Затем изучите цепочку напоминаний: сообщение за день и ещё одно за час до начала отличают явку в сорок процентов от явки в двадцать.

Работу с календарём стоит проверить на настоящем приглашении. Файл, который не прикрепляется, или ссылка, молча меняющаяся после переноса, незаметно снижают явку.

Если вы продаёте билеты, посмотрите на способы оплаты, налоги по странам, возвраты и передачу билета другому участнику. Это обычные запросы, с которыми некоторые платформы справляются плохо.

Прямой эфир

• Подключение через браузер, без установки, на ноутбуке с жёсткими ограничениями.
• Взаимодействие: вопросы, опросы, реакции и модерируемый чат.
• Качество трансляции, в том числе поведение при ухудшении связи у докладчика.
• Закулисье, где выступающие готовятся, пока их не видит аудитория.
• Субтитры и запись, которые создаются автоматически, а не по отдельной просьбе.

Репетируйте в реальном продукте с настоящими докладчиками. Любая платформа хорошо смотрится на демонстрации, и у каждой есть одна шероховатость: лучше найти свою во вторник, чем во время главного доклада.

После события, ради которого всё и затевалось

Мероприятие, которое даёт список, с которым никто не работает, это центр затрат с хорошим освещением.

Проверьте, какие данные выгружаются: сведения о регистрации, длительность присутствия, заданные вопросы, ответы в опросах, просмотры записи. Затем проверьте, куда они попадают. Прямая синхронизация с CRM лучше выгрузки в таблицу, которую кто-то должен не забыть обработать.

Запись заслуживает решения, а не настройки по умолчанию. Открытая запись приносит поисковый трафик и охват. Закрытая приносит контакты. Многие команды публикуют сессию открыто, а сопутствующие материалы оставляют за формой, получая понемногу от обоих вариантов.

Сколько это стоит

Цена зависит от числа зарегистрированных, одновременных участников, мероприятия или места с потолком вместимости. Платформы с продажей билетов обычно добавляют процент с каждой продажи, и при больших объёмах он многократно превышает подписку.

Типичные доплаты: часы трансляции, место под записи, дополнительные докладчики и доступ к интеграциям. Годовые тарифы, рассчитанные на ежемесячный вебинар, становятся невыгодными, если график сдвигается, поэтому узнайте, переносится ли неиспользованная ёмкость. Другие тихие счётчики собраны в материале что скрывают страницы с ценами.

Первое мероприятие на новой платформе

Ошибка, которой стоит избегать, это выбирать платформу и формат одновременно.

Проведите первое мероприятие в малом масштабе. Одна сессия, один поток, страница регистрации и цепочка напоминаний. Так проявятся все особенности процесса, пока аудитория не настолько велика, чтобы проблема стала дорогой, а у вас появится точка отсчёта по явке и отсеву.

Выделите время на репетицию в настоящем продукте с настоящими докладчиками. Каждая платформа немного по-своему ведёт себя с демонстрацией экрана, со второй камерой и с докладчиком, который подключается с телефона.

Продумайте дальнейшую работу до мероприятия, а не после. Кто получит запись, что получат участники, что получат те, кто зарегистрировался, но не пришёл. Эти три сообщения дают основную часть пользы, и пока материал свеж, их написание занимает час, а не неделю.