Eventos e webinars

O que esta prateleira cobre

Software para realizar eventos com inscrição prévia: webinars, conferências virtuais, dias híbridos e encontros presenciais com ingresso. O fio comum são a inscrição, a presença e o que acontece depois, não o vídeo em si.

As chamadas internas comuns pertencem a reuniões por vídeo. Sequências de relacionamento depois de um evento ficam em e-mail marketing ou automação de marketing.

Combine o produto com o formato

Quatro formatos exigem softwares realmente diferentes.

Um webinar recorrente quer uma página de inscrição rápida, lembretes confiáveis e uma gravação que valha a pena publicar.

Uma conferência virtual quer várias trilhas, uma programação que dê para navegar e algo parecido com um corredor. Um evento híbrido quer os dois públicos bem tratados, em vez de a metade remota assistir a uma câmera distante. Um evento presencial quer principalmente venda de ingressos, crachás e um check-in que sobreviva à queda de conexão do local.

Comprar uma plataforma de conferências para um webinar mensal é o erro caro de sempre, e comprar uma ferramenta de webinar para uma conferência paga é o erro constrangedor de sempre.

A inscrição é onde os eventos se ganham

Perdem-se mais pessoas entre o convite e a confirmação do que em qualquer outro ponto.

Confira se a página de inscrição aceita o seu próprio domínio e a sua identidade visual, se o formulário pode ser curto e se dá para concluí-lo no celular sem precisar dar zoom. Depois confira a sequência de lembretes: uma mensagem no dia anterior e outra uma hora antes é a diferença entre quarenta por cento de presença e vinte.

Vale testar o tratamento do calendário com um convite de verdade. Um arquivo que não anexa ou um link que muda em silêncio depois de um reagendamento custa presença sem alarde.

Se você vende ingressos, olhe as formas de pagamento, o tratamento de impostos por país, reembolsos e transferências entre participantes. São pedidos comuns que algumas plataformas tratam mal.

A experiência ao vivo

• Entrada pelo navegador, sem instalação, num notebook bloqueado.
• Interação por perguntas, enquetes, reações e chat moderado.
• Qualidade da transmissão, inclusive o que acontece quando a conexão de um apresentador piora.
• Bastidores, para que os palestrantes se preparem sem o público assistindo.
• Legendas e gravação, geradas automaticamente em vez de pedidas depois.

Ensaie no produto de verdade com os apresentadores de verdade. Toda plataforma impressiona na demonstração e toda plataforma tem uma aresta, e é melhor descobrir a sua numa terça-feira do que durante a palestra principal.

Depois do evento, que é o objetivo dele

Um evento que gera uma lista que ninguém acompanha é um centro de custo com boa iluminação.

Veja que dados saem: dados de inscrição, tempo de permanência, perguntas feitas, respostas de enquetes, visualizações da gravação. Depois veja para onde eles vão. A sincronização direta com o seu CRM vence o download de planilha que alguém precisa lembrar de processar.

A gravação merece uma decisão, não um padrão. Uma gravação aberta rende tráfego de busca e alcance. Uma com cadastro gera contatos. Muitas equipes publicam a sessão abertamente e mantêm o material de apoio atrás de um formulário, o que captura um pouco dos dois.

Quanto custa

Os preços variam por inscritos, por participantes simultâneos, por evento ou por licença com um teto de capacidade. As plataformas de ingressos costumam somar um percentual de cada venda, e em volume esse percentual supera a mensalidade.

Horas de transmissão, armazenamento de gravações, apresentadores extras e acesso a integrações são os adicionais comuns. Planos anuais construídos em torno de um webinar mensal viram mau negócio se o calendário escorrega, então confira se a capacidade não usada é acumulada. Outros medidores discretos estão reunidos em o que as páginas de preços escondem.

Planejar o primeiro evento com um software novo

O erro a evitar é escolher a plataforma e o formato ao mesmo tempo.

Faça o primeiro evento pequeno. Uma sessão, uma trilha, uma página de inscrição e uma sequência de lembretes. Isso expõe o fluxo sem um público grande o bastante para tornar um problema caro, e dá uma base de comparação para presença e abandono.

Reserve tempo de ensaio no produto de verdade com os apresentadores de verdade. Cada plataforma se comporta de um jeito um pouco diferente com compartilhamento de tela, com uma segunda câmera e com um apresentador entrando pelo celular.

Defina o acompanhamento antes do evento, não depois. Quem recebe a gravação, o que os participantes recebem, o que recebem os que se inscreveram e não compareceram. Essas três mensagens geram a maior parte do valor, e escrevê-las com o material fresco leva uma hora em vez de uma semana.