Електронний підпис і договори

Що охоплює ця категорія

Підписання документів без друку, а також усе, що навколо цього: шаблони, маршрути погодження, запечатані журнали аудиту і, на вищому рівні, керування угодами після їх укладення.

Більшість покупців приходить по підписи, а потім виявляє, що важливіший робочий процес довкола. Справжні витрати полягають у тому, що той самий договір доводиться готувати по сорок разів на місяць, а підписання займає лічені хвилини.

Зберігання готових файлів належить до файлових сховищ. Узгодження умов упродовж циклу продажів частково перетинається з CRM і продажами.

Що робить підпис переконливим

Юридична сила тут тримається на трьох речах: підписант мав намір підписати, ви можете показати, хто він, і документ відтоді не змінювався.

Продукти забезпечують це через журнал аудиту: часові позначки відкриття, перегляду та підписання, мережеві дані, точна версія документа й печатка, що робить подальшу зміну помітною. У суперечці доказом є саме цей запис. Зображення підпису лише оздоба.

Для угод із вищим ризиком існують різні рівні. Простий електронний підпис у більшості країн покриває звичайні комерційні папери. Удосконалений і кваліфікований додають перевірену особу та сертифікат довіреного постачальника, чого вимагають деякі регульовані операції. Купуйте той рівень, якого справді просять ваші контрагенти й регулятори, а не найвищий із доступних.

Невеликий перелік документів зазвичай узагалі не підлягає електронному підписанню, і він різниться залежно від країни. Типові приклади: передача нерухомості, заповіти та окремі сімейні питання.

Особа підписанта і скільки доказів потрібно

Кожен запит на підпис якоюсь мірою впевнено відповідає на запитання, хто ця людина.

• Доступ до пошти: типовий варіант, цілком достатній для звичайного бланка замовлення.
• Одноразовий код в SMS: другий фактор за невелику ціну.
• Коди доступу, які підписант отримує іншим каналом.
• Перевірка документів за посвідченням особи, для угод більшої вартості.
• Ідентифікація за сертифікатом, обов’язкова для найсуворіших юридичних рівнів.

Сильніша перевірка коштує грошей і додає тертя, а тертя знижує частку завершених підписань. Добирайте метод до ризику, а не застосовуйте найсильніший усюди.

Шаблони й маршрути: де йде час

Реальну користь із цих продуктів отримують команди, що раз у раз надсилають той самий документ.

Подивіться, як шаблони працюють зі змінними полями, умовними розділами та цінами, що різняться від клієнта до клієнта. Потім перевірте маршрутизацію: послідовні підписанти, паралельні групи, внутрішнє погодження перед відправленням і те, що відбувається, коли одна зі сторін делегує підписання колезі.

Нагадування й строк дії теж заслуговують на перевірку. Непідписаний документ, що тихо лежить три тижні, є звичайним збоєм, а автоматичні нагадування виправляють більшість таких випадків.

Приймання оплати під час підписання варто мати, якщо ви берете завдатки: у момент угоди люди платять найохочіше.

Записи, зберігання та вивантаження документів

Підписана угода є записом, який може знадобитися за сім років, коли ваша підписка вже кілька разів буде переукладена.

Запитайте, де зберігаються завершені документи, чи можна автоматично передавати їх у ваше сховище та чи передається разом із ними запечатаний оригінал. Перевірте правила зберігання, видалення на вимогу і те, чи залишає постачальник копію після вашого відходу.

Найбільше зусиль на практиці економить інтеграція із системами, що створюють документи: угода має формуватися з даних, які у вас уже є, а не набиратися знову.

Як лічать тарифи

Нормою є плата за користувача на місяць із ліміту конвертів і доплата за конверти понад нього. Документ із чотирма підписантами зазвичай лишається одним конвертом, але це варто уточнити.

Шаблони, масове розсилання, розширені перевірки особи, приймання оплати та доступ до API здебільшого лежать вище за базовий тариф, і саме одна з цих можливостей зазвичай стає причиною переходу на вищий тариф упродовж кварталу. Запитайте, що буде з невикористаним лімітом конвертів під час продовження: переноситься він рідко. Схожі звички ринку описано в матеріалі що приховують сторінки з цінами.

Поширення за межі відділу продажів

Програми для підписання зазвичай потрапляють у компанію через продажі, а користі приносять більше в інших місцях.

HR надсилає пропозиції про роботу, трудові договори та підтвердження ознайомлення з політиками. Фінанси надсилають договори з постачальниками й умови співпраці. Операційний відділ надсилає все, що потребує погодження до початку роботи.

Перешкода рідко в самій програмі. Просто в кожної з цих команд свій документ, свій погоджувач і своє уявлення про те, що відбувається далі.

Уніфікуйте шаблони, перш ніж розширювати використання: сорок варіантів одного договору перетворюють інструмент на додаткову роботу. Потім вирішіть, де лежатимуть завершені документи, адже підписаний договір, що існує лише на платформі підписання, є записом, якого поза цією командою ніхто не знайде.