Файлові сховища

Що охоплює ця полиця

Зберігання файлів там, де до них можуть дістатися інші: синхронізовані диски, спільні командні простори, доступ за посиланням, версії та об’єктні сховища, якими застосунки користуються напряму.

Під однією назвою живуть два продукти. Синхронізація споживчого типу, яку оцінюють за швидкістю й зручністю. Бізнес-керування файлами, яке оцінюють за правами доступу, зберіганням і тим, що відбувається, коли хтось іде з компанії.

Копії, що існують, щоб пережити катастрофу, належать до категорії резервне копіювання та відновлення. Документи, які пишуть і редагують разом, ближчі до категорії нотатки та вікі.

Синхронізація не є резервною копією

Це непорозуміння призводить до більшої втрати даних, ніж будь-який технічний збій.

Синхронізована папка віддзеркалює ваші дії. Видалите файл, і він зникає всюди. Зашифруєте папку, і зашифрована версія надійде на кожен пристрій, зазвичай за лічені хвилини.

Історія версій допомагає в межах свого вікна, а на більшості тарифів воно коротке. Справді захищає окрема копія, до якої синхронізація не дістає і яку не може видалити зловмисник з вашими обліковими даними.

Майте обидва. Вони розв’язують різні проблеми, і жодне не замінює інше.

Права доступу, спільний доступ і тихий витік

Найпоширеніша вразливість у цій категорії: посилання, яке хтось створив три роки тому й забув.

• Права на папки за групами, а не за окремими людьми.
• Керування посиланнями з терміном дії, паролями та обмеженнями завантаження.
• Правила зовнішнього доступу, задані централізовано, а не для кожного окремо.
• Звіти про спільний доступ, що показують, що зараз відкрито і для кого.
• Передача власності, коли людина залишає організацію.

Попросіть показати звіт про спільний доступ під час пробного періоду. Будь-яка організація, що кілька років користується файловим сервісом, знайде там щось, що давно слід було закрити.

Власність важить так само. Робочі файли в особистому акаунті виходять з будівлі разом зі своїм власником, і повернення їх потім це розмова, якої ніхто не любить.

Продуктивність і практичний досвід

Щоденний досвід зводиться до того, як синхронізація поводиться під навантаженням.

Перевірте, що відбувається з великими файлами, з папкою, де десятки тисяч дрібних, і коли двоє людей одночасно редагують один документ. Обробка конфліктів варіюється від чіткого запиту до двох файлів із заплутаними іменами.

Вибіркова синхронізація та файли на вимогу важливі для всіх, чий архів більший за ноутбук. Так само пошук, який має заглядати всередину документів, а не лише в назви файлів.

Мобільний доступ заслуговує тесту на поганому з’єднанні, бо саме там офлайн-доступність або є, або ні.

Відповідність вимогам, розташування і зберігання

Для регульованої роботи три запитання вирішують, чи придатний продукт взагалі.

Де файли зберігаються й обробляються і чи можна обрати регіон. Хто в постачальника може отримати доступ до вмісту і за яким процесом. Які є варіанти зберігання та юридичного утримання, зокрема чи видалений файл справді зник, чи його можна відновити протягом якогось часу.

Сюди ж належить журнал аудиту. Знання про те, хто відкрив, завантажив і поширив файл, перетворює інцидент на розслідування, а не на здогад.

Скільки це коштує

Командні тарифи беруть плату за користувача з квотою або зі спільним обсягом. Об’єктне сховище бере плату за гігабайт, що зберігається, з окремими комісіями за запити й за дані, що залишають провайдера.

Вихідний трафік це рядок, що дивує людей, особливо коли файли віддаються клієнтам або копіюються між регіонами. Зберігання старих версій непомітно накопичується, так само як і акаунти, що лишилися активними після звільнення людей.

Запитайте, як виглядає міграція, до того як вона знадобиться. Перенесення кількох терабайт потребує планування і інколи коштує грошей на виході, а такі деталі зібрано в матеріалі що приховують сторінки з цінами.

Вибір між трьома формами

Споживчі продукти для синхронізації дешеві, приємні й побудовані навколо однієї людини, а не організації. Вони підходять малим командам, чия головна потреба: мати ті самі файли на кількох пристроях.

Бізнес-платформи додають групові права, правила зовнішнього доступу, політики зберігання, аудит і передачу власності. Вони варті додаткових витрат, щойно в картині з’являються працівники, що йдуть, клієнти чи регульовані матеріали.

Об’єктне сховище це зовсім інша річ: місце, де застосунки зберігають файли, з ціною за обсяг і трафік та без інтерфейсу для персоналу.

Багато організацій зрештою використовують дві з трьох, і це нормально, доки межу чітко окреслено. Проблеми виникають, коли робочі файли тихо живуть в особистих акаунтах, бо в такому розкладі нічого не видно, аж поки хтось не піде.