Software para pequeñas empresas y cómo elegirlo

El software para pequeñas empresas no es una compra única, sino una pila de suscripciones que crece con cada decisión razonable. Cada herramienta se justifica por separado y es el total lo que sorprende, normalmente la primera semana de un mes, cuando coinciden cuatro renovaciones anuales.

Las preguntas útiles son más acotadas: qué comprar primero, qué aplazar y qué modelo de precios convierte una cifra mensual pequeña en una anual grande.

Todos los precios que siguen salen de la página de precios del propio proveedor el 5 de septiembre de 2026, tomados a tarifa estándar y no promocional. Los descuentos de lanzamiento en este sector son altos y breves, y comparar un primer año con descuento con uno a precio normal es la forma habitual de descuadrar un presupuesto.

Las cifras que conviene llevar a una decisión

Siete cifras que pesan más que cualquier comparativa de funciones, todas leídas el 5 de septiembre de 2026.

• De $50 a $200 al mes cubre toda la pila necesaria para una empresa de servicios de menos de diez personas, a precios estándar y sin descuentos promocionales
• $0 es un precio real en contabilidad: el nivel Starter de Wave incluye facturas y contabilidad ilimitadas
• De $25 a $140 al mes es el rango habitual de la contabilidad de pago para pequeñas empresas, desde Xero Early a $25 hasta QuickBooks Plus a $140
• 2.9% más 30 centavos es la tarifa estándar de Stripe por pago online con tarjeta, sin cuota mensual, y para la mayoría de las empresas es el mayor coste cercano al software
• De $7 a $20 por puesto cuesta HubSpot Starter, frente a un nivel de CRM gratuito que incluye 2 usuarios y 1,000 contactos
• €11.90 por usuario al mes es donde empieza un ERP completo en el plan Standard anual de Odoo, con una aplicación gratuita para usuarios ilimitados por debajo de ese nivel
• 90% de descuento durante seis meses era la promoción vigente de Xero el día en que se escribió esto, y por eso el precio estándar es la única cifra que merece entrar en un presupuesto

Detrás de esas cifras hay un patrón: las suscripciones son el número pequeño, y las comisiones por transacción y los precios ligados al tamaño de la plantilla son los grandes.

Software para pequeñas empresas: el orden que sale más barato

Las pequeñas empresas suelen comprar en el orden que dicta el problema más ruidoso, que no es el orden más barato. Lo que funciona es comprar primero lo que exigen la ley y el banco, después lo que le hace perder dinero y por último lo que le hace perder tiempo.

Prioridad	Qué es	Coste mensual realista	Cuándo comprarlo
1	Contabilidad y facturación	De $0 a $90	Antes de emitir la primera factura
2	Pagos y conexión bancaria	Por transacción, no por mes	Con el primer cliente
3	Nóminas	De $0 a $80 más por persona	El mes en que contrata a alguien
4	CRM	De $0 a $20 por puesto	Cuando los contactos superan lo que recuerda
5	Sitio web	De $0 a $40	Antes de gastar nada en anuncios
6	Gestión de proyectos o trabajos	De $0 a $15 por puesto	Cuando el trabajo pasa de una persona a otra
7	Inventario o ERP	Desde $12 por usuario	Cuando las existencias se cuentan en lugar de saberse
8	Gestor de contraseñas y copia de seguridad	De $3 a $8 por usuario	Antes de lo que hace casi todo el mundo
9	Asistencia con IA	Según el uso	Al final, cuando haya algo que automatizar

Dos observaciones sobre este orden. Para la mayoría de las empresas, nada por debajo de la posición cuatro necesita pagarse durante el primer año, y los niveles gratuitos de las posiciones cuatro a seis son realmente utilizables, no versiones mutiladas. La presión para comprar antes viene de los proveedores, no del trabajo.

Contabilidad, la compra ancla

Es la única compra en la que la opción gratuita es una opción real, y también aquella de la que más cuesta salir después, porque el historial no pasa limpiamente de un libro contable a otro.

Herramienta	Precio estándar el 5 de septiembre de 2026	Qué limita el nivel
Wave	Starter gratis, Pro $19/mes	El nivel gratuito incluye facturas y contabilidad ilimitadas; pagos al 2.9% + $0.60 por transacción con tarjeta
Xero	Early $25, Growing $55, Established $90/mes	Early se limita a 20 facturas y 5 facturas de proveedor al mes; sin cuota por usuario en ningún plan
QuickBooks Online	Simple Start $38, Essentials $85, Plus $140, Advanced $340/mes	Usuarios: 1, 3, 5 y 25 respectivamente, más puestos para contables

Lea esas tablas por la unidad de cobro, no por el titular. Xero cobra por volumen de documentos e incluye usuarios ilimitados, de modo que una empresa de cinco personas en Growing paga $55 en total. QuickBooks cobra por usuario, así que las mismas cinco personas necesitan Plus, a $140.

Ninguno es caro. Responden a preguntas distintas, y el software de contabilidad barato para una pequeña empresa es el que se ajusta a la forma de su equipo.

Tres cosas deciden esta compra más que las funciones:

Qué usa ya su contable. Un contable que domina un programa y tantea en otro le cuesta más en horas facturables de lo que ahorra la suscripción. Pregunte antes de suscribirse, no después.

Si el inventario forma parte de la compra. El software de contabilidad e inventario para pequeñas empresas es un producto distinto de un libro contable simple, y añadir control de existencias a una herramienta que no lo gestiona produce una hoja de cálculo que no cuadra con las cuentas. Si tiene existencias, esta decisión corresponde aquí y no a la posición siete.

Dónde tiene que acabar el archivo. Si trabaja en macOS y quiere una aplicación de escritorio en lugar de una pestaña del navegador, la lista corta de software de contabilidad para pequeñas empresas en Mac es breve y conviene revisarla antes de enamorarse de la interfaz de un producto web.

Dos categorías que se etiquetan mal en este punto. El software de contabilidad de proyectos para pequeñas empresas es una función de costes por trabajo, no una compra aparte, y la mayoría de los planes intermedios la incluyen. El software de contabilidad para pequeñas empresas de fabricación suele significar inventario más listas de materiales, que es el punto en el que la conversación pasa a ser de ERP.

La gente busca las ventajas del software de contabilidad para pequeñas empresas y recibe una lista de funciones. Las reales son aburridas, y por eso esta categoría ocupa el primer puesto: la conexión bancaria se concilia sola, la cifra de impuestos es un informe y no una tarde de trabajo, y la factura que lleva 45 días de retraso se ve sin que nadie tenga que acordarse de mirar.

Elija la que elija, el apartado de finanzas y contabilidad es donde están las alternativas, y los niveles gratuitos están marcados para que pueda empezar en cero y pagar más adelante.

Pagos, el coste que nadie incluye en el presupuesto de software

El procesamiento de tarjetas no suele contarse como gasto en software, y para la mayoría de las pequeñas empresas es la cifra más grande de este artículo.

Stripe cobra el 2.9% más 30 centavos por cada pago online con tarjeta completado, con precios estándar y sin cuota de alta ni mensual, más un 1.5% en tarjetas internacionales y un 1% por conversión de divisas. Wave cobra el mismo 2.9% más 60 centavos.

Las comisiones de plataforma se suman a eso. Shopify añade un 2% en Basic cuando se usa un procesador de terceros, que baja al 1% en Grow y al 0.6% en Advanced.

Haga la cuenta con sus ingresos, no con las suscripciones. Una empresa que factura $30,000 al mes con tarjeta paga unos $870 de procesamiento al 2.9%, más que todas las demás herramientas de este artículo juntas. Recortar esa tarifa aunque sea un tercio de punto porcentual vale más que cancelar cuatro suscripciones.

Dónde están realmente los ahorros:

• Transferencia bancaria o domiciliación para las facturas recurrentes, con un precio muy inferior al de las tarjetas casi en todas partes
• Adquirencia local de tarjetas si una parte importante de los ingresos es internacional, ya que los recargos transfronterizos se acumulan
• Un nivel de plataforma que elimine la comisión por transacción de terceros, cuando esa comisión supere el coste de subir de nivel
• Facturación que no pase por tarjeta en absoluto para los pagos B2B de importe elevado

Nuestras categorías de pagos y facturación están separadas por una razón: el procesador y la herramienta que emite el documento son decisiones distintas, y agruparlas resulta cómodo, no barato.

Nóminas, y el mes en que dejan de ser opcionales

Las nóminas son la categoría en la que lo gratuito es real y también en la que lo gratuito se acaba de golpe.

El software de nóminas gratuito para pequeñas empresas significa una de tres cosas: una calculadora que produce cifras que usted presenta por su cuenta, un nivel gratuito limitado a una plantilla muy pequeña o un módulo dentro de una suscripción de contabilidad que ya paga.

Las tres opciones sirven con dos o tres empleados. Ninguna sobrevive a la primera contratación en otro estado o a la primera declaración de fin de año que preferiría no hacer a mano.

Las herramientas de pago casi siempre cobran una cuota base más una cuota por persona. Wave cobra las nóminas como complemento desde $25 al mes sobre la suscripción, y esa estructura es la norma: la base cubre la maquinaria de presentación de declaraciones y el cargo por cabeza cubre a cada persona incluida.

Tres cosas deciden la compra más que el precio:

Presentar, no calcular. El cálculo es aritmética. El valor está en que la herramienta presente las declaraciones ante la administración tributaria a tiempo y asuma la responsabilidad cuando no lo haga. Pregunte directamente si la presentación está incluida o es un extra, y en qué estados o países.

Autónomos además de empleados. Muchos equipos pequeños son una mezcla. Una herramienta que gestiona de maravilla a los empleados y trata a los contratistas como un añadido supone un segundo proceso cada mes.

La salida. El historial de nóminas debe conservarse por ley durante años después de que alguien se vaya. Compruebe qué contiene una exportación antes de necesitarla.

El software para pequeñas empresas con nóminas integradas, y no añadidas después, elimina una conciliación mensual entre dos sistemas. Los paquetes de RR. HH. y nóminas para pequeñas empresas suman incorporación, vacaciones y documentos, y compensan el salto de precio más o menos cuando alguien dedica un día al mes al papeleo.

Los plazos los fija la administración tributaria, no el proveedor. En Estados Unidos, el calendario de depósitos de impuestos sobre el empleo del IRS determina si deposita cada mes o dos veces por semana, y una herramienta que no sabe en qué calendario está acabará presentando tarde.

Las opciones están en el apartado de nóminas, y el de RR. HH. y selección de personal reúne los paquetes.

CRM, y el punto en que una hoja de cálculo deja de servir

Una hoja de cálculo es un CRM suficiente hasta el número de conversaciones abiertas que una persona puede tener en la cabeza, que es menor de lo que casi todos admiten y más o menos el punto en que se olvida el primer trato.

Los productos que hoy se venden con ese nombre están en nuestra lista de ejemplos de software CRM, con costes anuales desde un solo usuario hasta un equipo de 25.

Los niveles gratuitos son aquí inusualmente buenos. HubSpot ofrece gratis 2 usuarios y 1,000 contactos sin tarjeta, y sus puestos Starter figuraban a $7 por puesto al mes en promoción frente a una tarifa estándar de $20 el 5 de septiembre de 2026. Es suficiente para que una operación comercial pequeña funcione un año sin pagar nada.

Lo que separa al mejor CRM para una pequeña empresa de una agenda de direcciones cara es poco:

¿Registra sin exigir disciplina? Un CRM que obliga a alguien a anotar la actividad a mano estará al día durante seis semanas. Uno que lee el correo y el calendario se mantiene al día solo.

¿Se ajusta a la forma de su venta? El negocio transaccional recurrente y los tratos largos y negociados necesitan embudos distintos. La mayor parte del software CRM para pequeñas empresas está pensado para lo segundo y se usa para lo primero.

¿Cómo cobra el crecimiento? El precio por tramos de contactos es la trampa. La factura no se mueve cuando contrata, sino cuando una campaña de marketing añade contactos, que es justo cuando menos atención tiene para dedicar.

¿Puede sacar los datos? Una exportación de CRM que omite las notas y el historial de actividad es una exportación de agenda, y las notas son justo lo que tardó dos años en acumularse.

Conviene agotar el CRM gratuito para pequeñas empresas antes de pagar. La mejora que de verdad merece dinero suele ser la automatización y los informes, no más registros de contactos, y la prueba honesta es si un informe concreto que hoy no puede obtener cambiaría una decisión.

El apartado de CRM y ventas enumera lo que hay, con los planes gratuitos marcados, y qué es realmente un software CRM explica con palabras sencillas el modelo de registros que hay detrás de todos ellos.

ERP, y qué significa la palabra a este tamaño

La planificación de recursos empresariales suena a palabra demasiado grande para una empresa de nueve personas, y para una empresa de servicios sin más lo es. El software ERP para pequeñas empresas pasa a ser relevante cuando se dan tres cosas a la vez: tiene existencias, fabrica o ensambla algo y la contabilidad ya no coincide con el almacén.

En ese punto la alternativa al ERP no es la sencillez, sino cuatro herramientas y una persona que las concilia. Quien fabrica o ensambla en lugar de revender está comprando otra cosa distinta, y de eso trata cómo elegir un software ERP de fabricación.

Odoo es la referencia de precios aquí: una aplicación gratuita para usuarios ilimitados y luego €11.90 por usuario al mes en el plan Standard anual y €17.90 en Custom, según la lectura del 5 de septiembre de 2026.

Esa aplicación gratuita explica que el ERP gratuito para pequeñas empresas sea una búsqueda real y no una fantasía. Llevar el inventario o la fabricación en una sola aplicación gratuita, antes de comprometerse con una suite, es una forma legítima de empezar.

Antes de iniciar un proyecto de ERP a esta escala, compruebe cuatro cosas:

• Si su contable puede trabajar dentro del sistema o si tendrá que sincronizarse de todos modos con un libro contable
• Cuánto cuesta la implantación, ya que la licencia suele ser la cifra menor
• Si los módulos que necesita hoy están en el nivel gratuito o en el estándar
• Cómo se gestionan las correcciones de existencias, porque es el flujo de trabajo que usará cada semana

El software ERP para pequeñas empresas fracasa más por la implantación que por el software. Lo que funciona es un módulo cada vez, en producción, con el proceso antiguo funcionando en paralelo hasta que las cifras coinciden dos veces.

Conviene leer los apartados de ERP e inventario antes de comprometerse, porque la mitad de las empresas que creen necesitar lo primero solo necesitan lo segundo.

Inventario, y el punto en que una hoja de cálculo deja de ser segura

Las existencias son la única parte de una pequeña empresa en la que una hoja de cálculo no se limita a volverse incómoda, sino que pasa a ser errónea de maneras que nadie advierte durante un trimestre.

El fallo llega siempre igual. Dos personas editan copias distintas, una devolución vuelve a la hoja pero no a las cuentas y el recuento de fin de año se desvía del libro contable en una cantidad que hay que dar de baja.

Señales de que la hoja de cálculo se ha quedado corta:

• Hay existencias en más de un lugar, incluida una furgoneta o un estante en consigna
• El mismo artículo llega con costes distintos y el margen hay que calcularlo por lote
• Alguien mantiene a mano una ficha de un marketplace sincronizada con la tienda
• Un recuento físico ha discrepado de la hoja dos veces

El software de inventario y contabilidad para pequeñas empresas, comprado como un solo producto, evita la conciliación por completo. Comprado como dos productos, necesita una integración que funcione, y «tiene una integración» y «tiene una integración que gestiona devoluciones y envíos parciales» son afirmaciones distintas que conviene comprobar en la prueba.

El sitio web, que se compra más tarde de lo debido

Un sitio web es barato, rápido de lanzar y se aplaza sistemáticamente mientras el dinero va a anuncios que acaban en ninguna parte.

Esta categoría es lo bastante madura como para que la elección dependa sobre todo de lo que piensa añadir. Un creador que publica páginas rápidamente basta para un sitio de presentación. Si va a vender, aceptar reservas o publicar con regularidad, compruebe cuánto cuesta eso aparte antes de elegir, porque el precio de entrada y el precio con las funciones que necesita rara vez son el mismo plan.

Las comisiones por transacción separan los niveles. Squarespace cobra un 2% en las ventas de la tienda online en su plan Personal y nada en Business y superiores, y se queda un 7% del contenido digital y las suscripciones en el nivel de entrada.

La comisión de procesamiento de terceros de Shopify baja del 2% al 0.6% según el plan. Con cualquier volumen significativo, esos porcentajes deciden el plan, no la lista de funciones.

Lo que debe hacer el mejor creador de sitios web para una pequeña empresa, por orden de importancia: cargar rápido en un móvil, permitir que alguien sin conocimientos técnicos cambie el horario de apertura, producir páginas que un buscador pueda indexar y exportar o redirigir limpiamente si lo abandona.

Esto último es la comprobación que casi todos se saltan. Pregunte qué pasa con sus URL si traslada el sitio dentro de tres años, y obtenga la respuesta antes de tener cincuenta páginas con enlaces apuntando a ellas. Las opciones están en el apartado de creadores de sitios web y en el de comercio electrónico si vende en lugar de publicar.

Gestión de proyectos y de trabajos

Esto cubre un hueco más estrecho que «necesitamos una lista de tareas». Es el trabajo que pasa de una persona a otra y algo que se pierde en el traspaso.

Hay dos formas y no son intercambiables. Las herramientas de tableros y tareas organizan el trabajo interno: marketing, producto, cualquier cosa cuya unidad sea una tarea. Las herramientas de gestión de trabajos o de servicio de campo organizan el trabajo con un cliente, un lugar y una hora programada, e incluyen presupuestos, despacho y facturación que un tablero de tareas no tiene.

El software de gestión de proyectos de construcción para pequeñas empresas es claramente del segundo tipo, y comprar el primero para ese trabajo produce un tablero precioso que nadie abre en la obra.

Ambos son baratos en comparación con todo lo demás de aquí, y ambos tienen niveles gratuitos utilizables por debajo de unas cinco personas. Los apartados de gestión de proyectos y servicio de campo los separan.

Cómo es la pila según el oficio

El orden del principio de este artículo es el caso general. Lo que ocupa la posición siete cambia mucho según a qué se dedique realmente la empresa.

Oficio	La compra que más importa	Lo que se puede omitir sin riesgo	Por dónde se escapa el dinero
Servicios profesionales	Contabilidad con tiempo y costes por trabajo	Inventario, ERP	Horas sin facturar
Comercio con tienda	Punto de venta conectado al inventario	CRM el primer año	Tarifas de procesamiento de tarjetas, mermas
Comercio electrónico	Plataforma más sincronización de inventario	CRM tradicional	Comisiones por transacción de la plataforma
Construcción y oficios	Gestión de trabajos con presupuestos	Automatización de marketing	Presupuestos que nunca se convierten en facturas
Restauración y hostelería	Punto de venta más turnos	ERP, gestión de proyectos	Turnos de personal frente a cubiertos
Fabricación ligera	Inventario con listas de materiales	Herramientas de marketing	Costes por lote calculados a mano
Agencia y creatividad	Control de tiempo y contabilidad de proyectos	Inventario, ERP	Ampliación del alcance en trabajos a precio cerrado

Dos patrones se repiten en todas las filas. La herramienta que toca el dinero directamente amortiza su precio más rápido, y la fuga casi nunca está en la categoría que la gente busca primero.

Cuando un oficio necesita un apartado propio, el catálogo lo separa: TPV y comercio minorista, agenda y reservas, gestión de personal para los turnos y control de tiempo para las horas que acaban siendo facturas.

Tres totales mensuales de ejemplo

Precios estándar, sin promociones, septiembre de 2026. Es aritmética ilustrativa sobre tarifas publicadas, no presupuestos.

	Una persona, servicios	Cinco personas, servicios	Doce personas, comercio con existencias
Contabilidad	Wave Starter, $0	Xero Growing, $55	Xero Established, $90
Nóminas	No necesarias	Wave Payroll, $25 más por persona	RR. HH. y nóminas en un paquete, $80 más por persona
CRM	HubSpot gratuito, $0	HubSpot Starter, 3 puestos a $20, $60	HubSpot Starter, 5 puestos, $100
Sitio web	Plan de entrada de un creador, $16	Plan business de un creador, $23	Plan de comercio electrónico, $56
Inventario o ERP	No necesario	No necesario	Odoo Standard, 6 usuarios, unos $77
Herramientas de proyectos o trabajos	Nivel gratuito, $0	Nivel gratuito o de entrada, $40	Nivel de entrada, $96
Contraseñas y copia de seguridad	$3	$25	$60
Total de suscripciones	unos $19	unos $228 más nóminas por persona	unos $559 más nóminas por persona
Procesamiento de tarjetas al 2.9%	Sobre $8,000: $232	Sobre $40,000: $1,160	Sobre $120,000: $3,480

La última fila es el sentido de la tabla. En las tres columnas la comisión de procesamiento es mayor que todas las suscripciones juntas, y es la línea que nadie revisa.

Seis formas en que la factura crece sin que nadie decida nada

Cada una de estas aparece una y otra vez en esta pila, y ninguna se presenta como una compra.

El precipicio promocional. Aquí son habituales los descuentos del 50 al 90 por ciento durante tres a seis meses. La oferta publicada por Xero el 5 de septiembre de 2026 era un 90 por ciento de descuento durante seis meses. No hay nada malo en aprovecharla, siempre que la cifra de su presupuesto sea el precio estándar y la fecha de renovación esté en un calendario.

El usuario que añadió en marzo. Las herramientas por usuario crecen en silencio con la plantilla, y nadie revisa el plan cuando el cuarto puesto le hace cruzar el límite de un nivel.

El prepago anual. Pagar por años ahorra dinero real y elimina el momento mensual en que alguien se fija en una herramienta que nadie usa. Pague por adelantado las dos herramientas imprescindibles y mantenga el resto en pago mensual durante el primer año.

La duplicidad. Tres herramientas con CRM integrado, dos con facturación, dos con control de tiempo. Ocurre porque cada una se compró por un motivo distinto y cada una tenía razón en su momento. Una revisión anual de para qué se usa realmente cada suscripción suele encontrar una baja completa.

La deriva por tramos de contactos. Las herramientas de marketing con precio por contactos crecen cuando una campaña funciona, que es el peor momento posible para descubrir el límite de un tramo. Fije un tope de contactos y depure la lista de acuerdo con él.

La IA con precio por uso. Los créditos, las generaciones y las resoluciones los consume el comportamiento de otras personas, no sus decisiones. Todas necesitan un límite antes de activarlas.

Las cuatro herramientas que la gente se salta y lamenta

Ninguna es emocionante y las cuatro son baratas en comparación con lo que evitan.

Un gestor de contraseñas. Compartir accesos en una hoja de cálculo es la manera de perder una cuenta que no se puede recuperar, normalmente cuando la persona que la creó se ha ido. Cuesta entre $3 y $8 por usuario al mes y se configura en una tarde.

Una copia de seguridad que no esté en la misma cuenta que los datos. Las herramientas en la nube no son copias de seguridad: una carpeta borrada sincroniza el borrado en todas partes. Todo lo que contenga registros de clientes o cuentas necesita una copia en otro sitio.

Firma electrónica. Es barata y quita días a cada ciclo de contratos. Los niveles gratuitos cubren un puñado de documentos al mes, que para una pequeña empresa suele bastar.

Verificación en dos pasos en las cuentas de dinero. Es gratis y la decisión de seguridad de más valor de esta lista. Banco, procesador de pagos, contabilidad, registrador de dominios, correo.

Están en los apartados de gestión de contraseñas, copias de seguridad y recuperación, firma electrónica y contratos y seguridad, y las cuatro tienen niveles gratuitos creíbles.

Herramientas de IA, y dónde se esconde la factura

Las herramientas de IA para pequeñas empresas son la línea más reciente de la factura y la que menos se parece a las demás. El resto de esta pila cobra por puesto o por mes. La IA cobra por uso, y el uso lo deciden sus clientes y su personal, no una decisión que tomó al firmar.

Conviene distinguir tres formas.

Las funciones incluidas son una etiqueta de IA sobre algo que ya paga: una sugerencia de borrador en el CRM, una propuesta de categoría en la herramienta de contabilidad. Son gratuitas y ocasionalmente útiles, y son las que hay que probar primero.

Los complementos medidos cobran por generación, por resolución o por paquete de créditos. Lo que hay que averiguar antes de activar uno es qué ocurre cuando se agota el paquete y si se puede poner un límite.

Las suscripciones independientes para una tarea concreta. Las herramientas de IA para crear contenido y las de IA para SEO destinadas a pequeñas empresas son las dos categorías en las que una compra independiente se justifica con más frecuencia, porque sustituyen un coste por horas en lugar de añadir una función.

Cómprelas al final, y cómprelas para una tarea que alguien hace hoy a mano durante un número medible de horas. Las mejores herramientas de IA para pequeñas empresas de 2026 siguen teniendo un coste de trabajo: alguien revisa el resultado, y ese tiempo forma parte del precio.

Nuestro apartado de herramientas de IA marca cuáles tienen niveles gratuitos, y el de IA para redacción separa los productos de redacción del resto.

Cambiar más adelante: qué se traslada y qué no

Todas las herramientas de esta lista son más fáciles de adoptar que de abandonar, y la dificultad varía enormemente según la categoría.

Categoría	Qué difícil es salir	Lo que normalmente no se traslada
Creador de sitios web	Difícil	URL de las páginas, diseño, cualquier cosa hecha con bloques propietarios
Contabilidad	Difícil	Historial de conciliación, adjuntos, cierres de ejercicios anteriores
Nóminas	Media	Historial de declaraciones en un formato utilizable
CRM	Media	Notas, cronología de actividad, estructura de campos personalizados
Inventario o ERP	Difícil	Costes por lote, listas de materiales, historial de movimientos de existencias
Herramientas de proyectos	Fácil	Comentarios, adjuntos, estructura de tableros
Gestor de contraseñas	Fácil	Casi nada, las exportaciones están estandarizadas

Ambas cosas salen más baratas con dos hábitos. Haga la exportación el primer mes, cuando no tiene nada que perder, y mantenga su propio dominio apuntando a todo aquello que enlacen los clientes. Todo lo demás se puede recuperar.

Qué comprobar en una prueba

• Importe sus propios datos, no el conjunto de muestra, incluida la parte histórica desordenada
• Añada el segundo y el tercer usuario y vuelva a leer la factura
• Haga la exportación el segundo día y abra lo que salga
• Busque el precio estándar, no el promocional, y ponga la renovación en un calendario
• Compruebe qué puede hacer un móvil, ya que la mitad de este trabajo se hace lejos de un escritorio
• Consulte a su contable cualquier cosa que afecte al libro contable antes de que acabe la prueba
• Calcule las comisiones por transacción, no solo la suscripción, si el dinero pasa por la herramienta
• Cancele algo que ya paga, para ver lo difícil que es salir

Por dónde empezar

La versión honesta más corta: acierte con la contabilidad, calcule bien el coste de procesar tarjetas, añada las nóminas cuando contrate, use los niveles gratuitos de todo lo demás durante un año y vuelva a revisarlo a los doce meses con una lista de lo que ha hecho de verdad cada suscripción.

Los apartados de finanzas, nóminas y CRM del catálogo enumeran lo disponible en cada uno de ellos, con los niveles gratuitos marcados y sin posiciones de pago en ningún punto del orden. Todos los enlaces salientes llevan rel="nofollow" y nadie puede comprar un puesto, que es lo único que hace que una lista como esta merezca leerse.

Antes de comprometerse con nada anual, lea la página de precios como merece. Las cinco cosas que oculta una página de precios de SaaS están presentes en esta categoría, y el mínimo de puestos y el techo de uso son lo que más afecta a los equipos pequeños.

Y si un sitio de comparativas le dice que una de estas opciones es la clara ganadora, lea cómo funcionan realmente los directorios de software antes de tomarlo por neutral.

Preguntas frecuentes

¿Qué software necesita realmente una pequeña empresa durante el primer año?

Contabilidad, una forma de cobrar y nóminas desde el mes en que contrate. Todo lo demás puede funcionar con un nivel gratuito o una hoja de cálculo durante doce meses sin que le cueste nada real. Las empresas que gastan de más el primer año casi siempre lo hacen en herramientas para problemas que todavía no tenían.

¿Cuánto debería gastar una pequeña empresa en software cada mes?

Para una empresa de servicios de menos de diez personas, entre $50 y $200 al mes cubren todo lo necesario a precios estándar, en su mayor parte contabilidad y nóminas. Las empresas con existencias gastan más porque las herramientas de inventario empiezan más arriba. Si la cifra es muy superior y no hay almacén, la causa suele ser la duplicidad y no una sola herramienta cara.

¿Es suficiente un software de contabilidad gratuito?

Para facturar, controlar gastos y tener conexión bancaria con volúmenes pequeños, sí. El nivel gratuito Starter de Wave incluye facturas y contabilidad ilimitadas. El punto en que lo gratuito deja de ser sensato es el multidivisa, el inventario o un contable que le cobra más por sortearlo de lo que cuesta el plan de pago.

¿Debo comprar las herramientas por separado o elegir una suite?

Por separado, al principio. Las suites tienen sentido cuando la conciliación entre herramientas le quita a alguien tiempo real cada mes, y ese punto llega más tarde de lo que sugieren los proveedores de suites. El coste de una suite no es el precio, sino que cada renovación pasa a ser una sola renovación de la que no puede salir por partes.

¿Qué diferencia hay entre un ERP y un software de contabilidad para una pequeña empresa?

El software de contabilidad registra lo que ocurrió con el dinero. El ERP coordina lo que ocurre con las existencias, la producción y los pedidos, y contabiliza el dinero como consecuencia. Si puede contar su inventario de memoria, todavía no tiene un problema de ERP.

¿Cuándo merece la pena pagar por un CRM?

Cuando se ha olvidado un trato, o cuando más de una persona necesita saber qué se le dijo por última vez a un cliente. Antes de cualquiera de las dos cosas, un nivel gratuito o una hoja de cálculo bien mantenida es de verdad suficiente, y la mejora de pago debería activarla un informe que necesite, no un límite de contactos que alcance.

¿Necesito software de nóminas para dos empleados?

No necesariamente, pero las obligaciones de presentación son las mismas que para veinte. El software de nóminas gratuito para pequeñas empresas cubre la aritmética a ese tamaño. Las herramientas de pago compensan cuando que otro asuma la responsabilidad de presentar a tiempo vale entre $30 y $50 al mes.

¿Cómo evito pagar por software que nadie usa?

Ponga todas las suscripciones y su fecha de renovación en un mismo documento, con el nombre de la persona que la pidió. Revíselo una vez al año, antes de la renovación más grande y no después. Casi toda pequeña empresa que lo hace por primera vez encuentra al menos una suscripción activa que nadie ha abierto en seis meses.

¿Merece la pena aprovechar los descuentos promocionales?

Sí, siempre que el precio estándar sea el que entra en el presupuesto y la fecha de renovación vaya a un calendario el día que firma. El descuento del 90 por ciento de Xero durante seis meses es dinero real. Solo se convierte en un problema cuando llega el séptimo mes y nadie había previsto el precio completo.

¿Debo pagar por años o por meses?

Por años para las dos o tres herramientas de las que esté seguro, por meses para todo lo demás durante el primer año. El prepago anual ahorra dinero real y elimina el recordatorio mensual de que una herramienta existe, que es justo como sobreviven las suscripciones sin uso. Reparta la diferencia en lugar de elegir una sola regla para todo.

¿Cuál es la forma más barata de cobrar con tarjeta?

No hay una respuesta única, porque la tarifa depende del volumen, de la mezcla de tarjetas y de si los pagos son online o presenciales.

Lo que se sostiene: la transferencia bancaria y la domiciliación cuestan una fracción de las tarifas de tarjeta en las facturas recurrentes, las tarjetas internacionales tienen recargo en todas partes y el procesador propio de una plataforma sale mejor que uno de terceros en esa misma plataforma. Calcúlelo con su volumen real.

¿Cómo sé cuándo salir del nivel gratuito?

Cuando un límite cambia su comportamiento en lugar de molestarle. Esquivar un tope de facturas emitiendo documentos en otro sitio, o repartir una lista de contactos entre dos cuentas, cuesta más en tiempo y errores que el plan de pago. Un límite que nota una vez al mes es aceptable; un límite en torno al cual planifica cada semana es una compra.