Заходи та вебінари

Що охоплює ця полиця

ПЗ для проведення заходів, на які люди реєструються: вебінари, віртуальні конференції, гібридні дні та офлайн-події з квитками. Спільне в них реєстрація, відвідуваність і те, що відбувається згодом, а не саме відео.

Звичайні внутрішні дзвінки належать до відеозустрічей. Серії листів після заходу лежать в email-маркетингу або маркетинговій автоматизації.

Підберіть продукт до формату

Чотири формати потребують справді різного ПЗ.

Регулярний вебінар потребує швидкої сторінки реєстрації, надійних нагадувань і запису, який не соромно опублікувати.

Віртуальна конференція потребує кількох треків, розкладу, у якому легко орієнтуватися, і чогось схожого на кулуари. Гібридний захід потребує, щоб обидві аудиторії відчували увагу, а не дивилися віддалену половину через далеку камеру. Офлайн-захід здебільшого потребує продажу квитків, бейджів і реєстрації на вході, що переживе обрив зв’язку на майданчику.

Купувати платформу для конференцій заради щомісячного вебінару є типовою дорогою помилкою, а купувати інструмент для вебінарів заради платної конференції є типовою ганебною.

Реєстрація: де виграють заходи

Між запрошенням і підтвердженням люди відпадають частіше, ніж на будь-якому іншому кроці.

Перевірте, чи сторінка реєстрації може працювати на вашому домені та у вашому оформленні, чи може форма бути короткою і чи заповнюється вона на телефоні без масштабування пальцями. Потім перевірте послідовність нагадувань: лист за день і ще один за годину відрізняють відвідуваність сорок відсотків від двадцяти.

Роботу з календарем варто випробувати на справжньому запрошенні. Файл, що не прикріпився, або посилання, яке тихо змінюється після перенесення, непомітно коштують відвідувачів.

Якщо ви продаєте квитки, подивіться на способи оплати, податки за країнами, повернення коштів і передачу квитків між учасниками. Це звичайні запити, з якими деякі платформи справляються погано.

Хід самого заходу

• Підключення з браузера, без встановлення, на закритому ноутбуці.
• Взаємодія через запитання, опитування, реакції та модерований чат.
• Якість трансляції, зокрема що відбувається, коли в доповідача погіршується з’єднання.
• Закулісся, щоб спікери могли підготуватися, поки аудиторія їх не бачить.
• Субтитри та запис, які створюються автоматично, а не на запит після події.

Репетируйте в самому продукті із самими доповідачами. Кожна платформа добре виглядає в демонстрації, і в кожної є одна шорстка деталь: краще знайти свою у вівторок, ніж під час основної доповіді.

Після заходу, заради чого все й робиться

Захід, що породжує список, з яким ніхто не працює, є центром витрат із гарним освітленням.

Перевірте, які дані на виході: реєстраційні відомості, тривалість присутності, поставлені запитання, відповіді в опитуваннях, перегляди запису. Потім перевірте, куди вони потрапляють. Пряма синхронізація з вашою CRM краща за вивантаження в таблицю, яку хтось має не забути опрацювати.

Про запис потрібно ухвалити рішення, а не залишити типове. Відкритий запис приносить пошуковий трафік і охоплення. Закритий приносить контакти. Багато команд публікують сесію у відкритому доступі, а супровідні матеріали тримають за формою, що дає частину і того, і того.

Скільки це коштує

Ціни залежать від кількості реєстрацій, одночасних учасників, заходу або місця з обмеженням місткості. Платформи з квитками зазвичай беруть відсоток з кожного продажу, і за великих обсягів він затьмарює підписку.

Години трансляції, сховище для записів, додаткові доповідачі та доступ до інтеграцій є типовими доплатами. Річні тарифи, розраховані на щомісячний вебінар, стають невигідними, якщо графік зсувається, тож з’ясуйте, чи переноситься невикористана місткість. Інші тихі лічильники зібрано в матеріалі що приховують сторінки з цінами.

Як спланувати перший захід у новому ПЗ

Помилка, якої варто уникнути, це вибирати платформу й формат одночасно.

Проведіть перший захід у малому масштабі. Одна сесія, один трек, сторінка реєстрації та послідовність нагадувань. Так проявиться весь процес, а аудиторія ще не буде такою великою, щоб проблема коштувала дорого, і ви отримаєте базові показники відвідуваності та відпадання.

Забронюйте час на репетицію в самому продукті із самими доповідачами. Кожна платформа трохи по-різному поводиться з показом екрана, другою камерою та доповідачем, що підключається з телефона.

Вирішіть, що буде після заходу, до його початку, а не після. Хто отримує запис, що отримують учасники, що отримують ті, хто зареєструвався, але не прийшов. Ці три листи дають більшу частину користі, і якщо писати їх, поки матеріал свіжий, це займає годину, а не тиждень.