Beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen 2026

Die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen ist die, bei der Grundgebühr plus Gebühr pro Person auch bei der Mitarbeiterzahl des nächsten Jahres noch passen und die Ihre Steuern ohne ein zweites Tool meldet. Unten werden acht Produkte verglichen, mit Preisen, die am 26. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter gelesen wurden.

Sechs davon veröffentlichen eine Zahl. Zwei, ADP RUN und Paycor, verkaufen auf Anfrage, und der Artikel sagt das, statt zu raten.

Die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen in Zahlen

Acht Zahlen tragen den größten Teil der Entscheidung. Jede nennt den Anbieter und den Tag, an dem sie gelesen wurde.

$49 im Monat plus $6 pro Person kostet der Tarif Simple bei Gusto, der Lohnabrechnung in einem Bundesstaat abwickelt, gelesen am 26. Oktober 2026
$55 im Monat ist der Startpreis laut OnPay, also die Grundgebühr von $49 plus ein Mitarbeiter zu $6, gelesen am 26. Oktober 2026
$50 im Monat plus $8 pro Mitarbeiter kostet der reine Lohnabrechnungstarif bei Justworks, gegenüber $79 und $124 pro Mitarbeiter für die beiden PEO-Tarife, gelesen am 26. Oktober 2026
$88 im Monat plus $6,50 pro Mitarbeiter kostet das QuickBooks-Paket mit Simple Start, für drei Monate zum halben Preis angezeigt, gelesen am 26. Oktober 2026
$109 im Monat für 10 Mitarbeiter ist der Listenpreis sowohl bei Gusto Simple als auch bei OnPay, die beiden kosten in dieser Größe also dasselbe
$15 im Monat plus $3 pro Person berechnet Gusto, um einen Simple-Tarif auf Auszahlung am Folgetag umzustellen, gelesen am 26. Oktober 2026
2 %, 5 %, 10 % und 15 % sind die Stufen der IRS-Zuschläge für nicht fristgerecht eingezahlte Steuern (failure to deposit), von 1 bis 5 Tagen Verspätung bis zur Zahlungsaufforderung, gelesen am 26. Oktober 2026
3 Jahre muss ein Arbeitgeber laut dem US-Arbeitsministerium (Department of Labor) Lohnunterlagen aufbewahren, gelesen am 26. Oktober 2026

Bei 10 Mitarbeitern liegt der günstigste Listenpreis bei $109 im Monat und der teuerste in der Tabelle bei $1.240, ein Faktor von mehr als 11. Deshalb sagt ein Ranking, das die Mitarbeiterzahl ignoriert, wenig aus.

Die acht Produkte im Überblick

Die Reihenfolge folgt dem Einstiegspreis für ein Unternehmen mit 10 Beschäftigten, der niedrigste zuerst, die beiden Produkte ohne Preisangabe am Ende. Es ist kein Ranking, und nichts auf SAASLEDGE wird gegen Geld gereiht.

Produkt	Preismodell	Einstiegs-Listenpreis	Gebaut für
Gusto	Grundgebühr plus Preis pro Person, drei Stufen	$49 plus $6 pro Person	Inhaber, die Lohnabrechnung und Sozialleistungen in einem Login wollen
OnPay	Ein Basistarif, Add-ons einzeln bepreist	$49 plus $6 pro Mitarbeiter	Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Bundesstaaten
Homebase	Kostenlose Einsatzplanung, Lohnabrechnung als Add-on	$49 plus $6 pro Mitarbeiter	Teams im Stundenlohn, die dort schon die Zeit erfassen
Justworks	Lohnabrechnungstarif oder PEO, pro Mitarbeiter	$50 plus $8 pro Mitarbeiter	Teams, die einen Employer of Record wollen
QuickBooks Payroll	Pakete mit Buchhaltung	$88 plus $6,50 pro Mitarbeiter	Unternehmen, die ohnehin in QuickBooks arbeiten
Rippling	Module auf Anfrage bepreist	Individuelles Angebot	Teams, die HR, IT und Lohnabrechnung in einem Datensatz wollen
ADP RUN	Pakete auf Anfrage bepreist	Anfrageformular	Inhaber, die einen großen Anbieter mit Telefonsupport wollen
Paycor	Pakete auf Anfrage bepreist	Anfrageformular	Belegschaften im Stunden- und Schichtbetrieb

Jeder Preis oben ist ein am 26. Oktober 2026 gelesener Listenpreis ohne Steuern. „Nur auf Anfrage“ heißt, dass der Anbieter auf seiner Preisseite keine Zahl nennt, nicht, dass das Produkt teuer ist.

Wie die Reihenfolge entstanden ist

Drei Regeln haben entschieden, wer wohin kommt.

Erstens steht ein Produkt mit öffentlichem Preis vor einem mit Anfrageformular, weil ein Käufer die Zahl prüfen kann, bevor er mit jemandem spricht. Zweitens schlägt ein Produkt, das die Lohnsteuermeldungen im Grundpreis erledigt, eines, das für jede Meldung extra berechnet. Drittens werden Produkte mit demselben Einstiegspreis danach geordnet, was die nächste Stufe kostet, denn die meisten Unternehmen wachsen aus der Einstiegsstufe heraus.

Niemand hat für einen Platz bezahlt. SAASLEDGE hat keine bezahlten Platzierungen, jeder ausgehende Link trägt rel="nofollow", und die Regeln des Katalogs sind ausgeschrieben in einem eigenen Beitrag.

Die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen, eine nach der anderen

Jeder Eintrag sagt, für wen das Produkt passt, was es besser kann als die übrigen und wann Sie es auslassen sollten. Die Preise wurden am 26. Oktober 2026 gelesen, sofern der Text keinen anderen Tag nennt.

Gusto

Gusto passt zu Inhabern, die Lohnabrechnung und Sozialleistungen in einem einzigen Konto wollen und für eine aufgeräumte Oberfläche etwas mehr zahlen. Die Preisseite von Gusto nennt drei Tarife: Simple für $49 im Monat plus $6 pro Person, Plus für $80 plus $12 und Premium für $180 plus $22.

Der Tarif Simple rechnet unbegrenzt viele Läufe in einem Bundesstaat ab und meldet die Steuern. Plus ergänzt die Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten und die Auszahlung am Folgetag, Premium einen persönlichen Berater sowie Auszahlung am selben Tag und Sofortauszahlung. Einiges wird gesondert verkauft: Die Auszahlung am selben Tag kostet bei Simple $90 pro Abrechnungslauf, die Sofortauszahlung $100.

Zum Einstiegspreis kann Gusto keine Lohnabrechnung in vielen Bundesstaaten. Simple gilt nur für einen Bundesstaat, und der Service zur steuerlichen Registrierung in einem neuen Bundesstaat wird pro Bundesstaat berechnet.

Verzichten Sie darauf, wenn Sie in mehr als einem Bundesstaat einstellen und nicht vom ersten Tag an $12 pro Person zahlen wollen oder wenn Sie eine Pauschale ohne Add-ons möchten. Wer einen Employer of Record braucht, sollte den Eintrag zu Justworks weiter unten lesen.

OnPay

OnPay passt zu Inhabern, die einen einfachen Preis ohne Stufen wollen, die erst entschlüsselt werden müssen. Die Seite nennt für Payroll Essentials eine Grundgebühr von $49 plus $6 pro Mitarbeiter, einschließlich W-2, 1099 und aller Lohnsteuermeldungen, dazu einen Monat gratis.

Sein Vorteil ist die Mehrstaaten-Zeile: Laut Seite zahlt der Basistarif Mitarbeiter in so vielen Bundesstaaten aus, wie Sie brauchen. Zeiterfassung, HR und Sozialleistungen sind Add-ons mit eigener Grundgebühr und eigenem Preis pro Mitarbeiter, ein gebündeltes Setup wird also schnell teuer. Gebündelte HR kostet $71 im Monat plus $1 pro Mitarbeiter, gebündelte HR mit Zeiterfassung $81 plus $4.

Die Preisseite nennt einen Satz pro Mitarbeiter und keine eigene Zeile für freie Auftragnehmer, ein Unternehmen mit vielen Auftragnehmern sollte also vor der Unterschrift nachfragen.

Verzichten Sie darauf, wenn Sie Einsatzplanung und Stempeluhr als Hauptprodukt wollen, denn OnPay ergänzt die Zeiterfassung als kostenpflichtige Schicht, und ein Tool, das um Schichten herum gebaut ist, fühlt sich natürlicher an.

Homebase

Homebase passt zu Teams im Stundenlohn in Läden und Praxen, die seine Stempeluhr und den Dienstplan schon nutzen, also die Aufgabe von Tools für Zeiterfassung. Der kostenlose Tarif Basic deckt einen Standort und bis zu 10 Mitarbeiter ab, die Lohnabrechnung kommt als Add-on für $49 im Monat plus $6 pro Mitarbeiter obendrauf, wobei die ersten sechs Monate am Tag des Lesens gratis waren.

Dieses Aktionsdetail ist für die Rechnung des ersten Jahres wichtig. Sechs Gratismonate nehmen einem Team mit zehn Personen $654 aus dem ersten Jahr, und der Preis im zweiten Jahr ist der echte.

Homebase ist um geleistete Stunden herum gebaut und bietet deshalb nicht die Tiefe bei Sozialleistungen wie Gusto. Büros mit Gehaltsempfängern haben davon weniger als von einem Produkt, das die Lohnabrechnung an erste Stelle setzt.

Verzichten Sie darauf, wenn Ihre Beschäftigten Gehalt beziehen und nie stempeln, denn dann zahlen Sie hauptsächlich für die Schicht aus Zeiterfassung und Einsatzplanung.

Justworks

Justworks passt zu Teams, die wollen, dass jemand anderes der Employer of Record ist, was es ebenso zu HR und Recruiting zieht wie zur Lohnabrechnung. Es gibt drei Formen: einen Lohnabrechnungstarif für $8 pro Mitarbeiter und Monat plus $50 Grundgebühr, PEO Basic für $79 pro Mitarbeiter ohne Grundgebühr und PEO Plus für $124 pro Mitarbeiter.

Der Lohnabrechnungstarif ist für seinen Leistungsumfang günstig. Die PEO-Tarife kosten pro Kopf mehr, weil der Anbieter Arbeitgeberpflichten und die Verwaltung der Sozialleistungen übernimmt. Bei 10 Mitarbeitern kostet PEO Basic $790 im Monat, der Lohnabrechnungstarif dagegen $130.

Justworks ist die Antwort für ein Unternehmen ganz ohne HR-Funktion. Für ein Unternehmen, das nur einen Abrechnungslauf und eine Steuermeldung will, ist es die falsche.

Verzichten Sie darauf, wenn Sie nur Lohnabrechnung brauchen, denn die PEO-Tarife tragen einen Preis, der ein Co-Employment einkauft, die Sie womöglich nicht brauchen.

QuickBooks Payroll

QuickBooks Payroll passt zu Unternehmen, deren Buchhaltung ohnehin in QuickBooks liegt. Die am 26. Oktober 2026 gelesene Seite zeigt Pakete, keine eigenständigen Tarife: Workforce Payroll mit Simple Start für $88 plus $6,50 pro Mitarbeiter, die ersten drei Monate zum halben Preis, und ein Essentials-Paket für $125 plus $6,50.

Zwei Grenzen zeigen sich auf der Seite. Die Überweisung am Folgetag ist beim Einstiegspaket die Standardgeschwindigkeit, die Überweisung am selben Tag setzt das Essentials-Paket voraus, das zudem eine Ausführungszeit von 7:00 Uhr verlangt. Ein Paket enthält außerdem die Buchhaltung, Sie zahlen also für ein Hauptbuch, ob Sie es nutzen oder nicht.

Ein Unternehmen mit einer anderen Buchhaltung hat von diesem Produkt weniger als von einem, das die Lohnabrechnung an erste Stelle setzt.

Verzichten Sie darauf, wenn Ihre Buchhaltung woanders liegt, denn ein reiner Lohnabrechnungsanbieter kostet weniger und lässt sich ohnehin an die meisten Hauptbücher anbinden.

Rippling

Rippling passt zu Unternehmen, die Lohnabrechnung und HR in einem Mitarbeiterdatensatz wollen, mit Geräteverwaltung daneben. Die Preisseite ist ein Anfrageformular ohne lesbare Zahl und sagt, dass die Gesamtsumme von den gewählten Produkten und der Mitarbeiterzahl abhängt.

Damit lässt sich Rippling in einer Tabelle wie dieser nicht bepreisen, sein Eintrag bleibt deshalb leer. Das Produkt ist auf Wachstum gebaut und ergibt meist Sinn, sobald ein Unternehmen über das Bezahlen von Menschen hinaus HR-Bedarf hat.

Verzichten Sie darauf, wenn Sie heute eine Zahl mit den anderen vergleichen wollen oder wenn Sie nur eine Handvoll Menschen beschäftigen und HR oder IT nicht im selben System brauchen.

ADP RUN

ADP RUN ist die Option eines großen Anbieters für kleine Firmen. ADP führt seine Lohnabrechnung für kleine Unternehmen mit 1 bis 49 Mitarbeitern und vier Pakete auf, Essential, Enhanced, Complete Payroll and HR+ und HR Pro Payroll and HR, alle über ein Anfrageformular, ohne Preis auf der Seite.

Die Seite gibt an, dass RUN Lohnsteuern auf allen Ebenen abzieht und meldet. Was Sie darüber hinaus bekommen, hängt vom Paket ab, und das Angebot legt es fest.

Verzichten Sie darauf, wenn Sie vor einem Verkaufsgespräch einen Preis sehen wollen oder wenn Sie einen Vertrag ohne Reibung verlassen wollen.

Paycor

Paycor passt zu Belegschaften im Stunden- und Schichtbetrieb, und sein Versprechen ist Lohnabrechnung plus Zeiterfassung und Einsatzplanung. Die Preise gibt es auf Anfrage: Die am 26. Oktober 2026 gelesene Seite trägt keine Dollarzahl für die Software, nur einen Link zu einer Tarifseite und ein Angebot von 50 % für die ersten 6 Monate.

Wie ADP ist es ein Anbieter, bei dem man nachfragt, keiner, den man an einer Zahl auf einer Seite vergleicht.

Verzichten Sie darauf, wenn Ihr Team aus weniger als fünf Gehaltsempfängern besteht, denn das Gewicht des Produkts liegt auf Zeit- und Personaleinsatzplanung statt auf einem schnellen Abrechnungslauf.

Was Lohnabrechnungssoftware für 5, 10 und 25 Mitarbeiter kostet

Ein Preis pro Person sagt wenig, bis man ihn multipliziert. Die folgende Tabelle zeigt 12 Monate Listenpreis für die Produkte, die beide Zahlen veröffentlichen, vor Steuern und vor Aktionen oder Add-ons.

Produkt und Tarif	5 Mitarbeiter	10 Mitarbeiter	25 Mitarbeiter
Gusto Simple, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
OnPay Payroll Essentials, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
Homebase-Lohnabrechnungs-Add-on, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
Justworks-Lohnabrechnungstarif, $50 + $8	$1.080	$1.560	$3.000
QuickBooks-Paket mit Simple Start, $88 + $6,50	$1.446	$1.836	$3.006
Gusto Plus, $80 + $12	$1.680	$2.400	$4.560
Gusto Premium, $180 + $22	$3.480	$4.800	$8.760
Justworks PEO Basic, $79 pro Mitarbeiter	$4.740	$9.480	$23.700

Alle Zahlen sind der monatliche Listenpreis mal 12, gelesen am 26. Oktober 2026.

Vier monatliche Listenpreise für zehn Mitarbeiter: Gusto Simple und OnPay $109, Justworks-Lohnabrechnung $130, QuickBooks-Paket $153, Gusto Plus $200 — Monatlicher Listenpreis der günstigeren Lohnabrechnungstarife bei 10 Mitarbeitern, aus der Tabelle oben übernommen

Drei Details übersieht man leicht. Gusto Simple und OnPay kosten, mit dem Homebase-Add-on, in jeder Größe dasselbe, bei ihnen geht es also um Funktionen, nicht um Geld. Der Abstand zwischen der reinen Lohnabrechnungszeile und der PEO-Zeile wächst mit jeder Einstellung. Die beiden Tarife von Justworks liegen bei 5 Personen $3.660 im Jahr auseinander und bei 25 $20.700.

Und die QuickBooks-Zeile wirkt nur höher, weil das Paket die Buchhaltung enthält. Ein Unternehmen, das QuickBooks ohnehin bezahlt, sollte dieses Abonnement abziehen, bevor es vergleicht.

Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen: was kostenlos heißt

Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen meint eines von drei Dingen, und keines davon ist eine Lohnabrechnung mit vollem Service und Steuermeldung ohne Kosten. Es ist ein Rechner, eine kostenlose Stufe eines Einsatzplanungsprodukts oder eine Aktion, die endet.

Von den acht für diesen Artikel gelesenen Produkten nennt keines einen kostenlosen Lohnabrechnungstarif mit Meldungen.

Homebase hat einen kostenlosen Tarif Basic für 10 Mitarbeiter an einem Standort, aber dieser Tarif umfasst Zeit und Einsatzplanung, und die Lohnabrechnung ist das kostenpflichtige Add-on, nur als Aktion für sechs Monate gratis. Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen findet sich andernorts am Markt meist als Rechner, der Zahlen liefert, die Sie anschließend selbst melden.

Open-Source-Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen gibt es, und sie schiebt die Meldungen und die Jahresformulare auf Sie. Das ist ein Projekt für eine Buchhalterin, nicht für einen Inhaber.

Günstige Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen ist also die Form $49 plus $6. Bei 5 Personen kostet sie $79 im Monat, das sind $15,80 pro Person, und der Preis pro Kopf sinkt, wenn das Team wächst.

Was die Software für Sie meldet und was bei Ihnen bleibt

Ein Lohnabrechnungsprodukt mit vollem Service berechnet das Entgelt, behält Steuern ein und reicht die Formulare ein. Ihre Haftung nimmt es Ihnen nicht ab: Die IRS belastet den Arbeitgeber für eine verspätete Einzahlung, egal, wer auf den Knopf geklickt hat.

Schreibtisch mit Steuerformularen, einem Telefon mit Taschenrechner und Haftnotizen mit den Wörtern Steuer und Frist — Stockfoto: Steuerformulare und Fristennotizen, der Papierkram, den ein Lohnabrechnungsprodukt übernimmt

Der IRS-Zuschlag für nicht fristgerechte Einzahlung hat vier Stufen, gelesen auf der IRS-Seite am 26. Oktober 2026: 2 % der nicht eingezahlten Summe bei 1 bis 5 Kalendertagen Verspätung, 5 % bei 6 bis 15 Tagen, 10 % bei mehr als 15 Tagen und 15 % nach einer Zahlungsaufforderung. Die Stufen addieren sich nicht.

Das vierteljährliche Form 941 ist am letzten Tag des Monats nach Quartalsende fällig, und die IRS wendet eine Wochenendregel an. Die Meldung für das dritte Quartal 2026, fällig am 31. Oktober, fällt auf einen Samstag, das Fälligkeitsdatum rückt daher auf Montag, den 2. November 2026. Die Formulare W-2 und 1099-NEC für 2026 sind am 31. Januar 2027 fällig, einem Sonntag, was sie auf Montag, den 1. Februar 2027 verschiebt.

Eine Einzahlung, die 16 Tage zu spät kommt, kostet 10 % des Betrags, eine Einzahlung mit 5 Tagen Verspätung 2 %. Die Software verhindert das nur, wenn Bankkonto und Zeitplan stimmen.

Auch die Aufbewahrung der Unterlagen bleibt bei Ihnen. Das Merkblatt des Department of Labor zu den FLSA-Aufbewahrungspflichten besagt, dass ein Arbeitgeber Lohnunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahrt und Unterlagen hinter den Lohnberechnungen, etwa Stundenzettel, zwei Jahre. Deshalb ist das Exportformat in den nächsten Abschnitten wichtig.

Lohnabrechnung mit angebundener Personalverwaltung und Buchhaltung

Die Lohnabrechnung bleibt selten allein. Die ersten Ergänzungen sind Zeiterfassung und HR-Dokumente, die dritte ist das Hauptbuch, in das die Zahlungen gebucht werden.

Personal- und Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen wird auf zwei Arten verkauft: als Paket eines Anbieters, wie OnPay es mit HR für $71 im Monat plus $1 pro Mitarbeiter tut, oder als Lohnabrechnungsprodukt, das sich mit einem separaten HR-Tool verbindet. Pakete sind einfacher zu betreiben und schwerer zu verlassen. Getrennte Tools halten den Ausstieg offen und bringen eine Synchronisierung mit, die gepflegt werden will.

Software für kleine Unternehmen mit eingebauter Lohnabrechnung ist wieder ein anderes Produkt.

Buchhaltungspakete wie QuickBooks verkaufen die Lohnabrechnung als Schicht auf dem Hauptbuch, was einen monatlichen Abgleich erspart und Sie an einen Anbieter bindet. Die Preislogik dieser Entscheidung wird in Software für kleine Unternehmen durchgerechnet, wo der gesamte Stack nach Teamgröße bepreist wird.

Für die Bausteine rund um die Lohnabrechnung führt der Katalog Tools für HR und Recruiting, Zeiterfassung und Finanzen und Buchhaltung, jeweils mit markierten kostenlosen Tarifen.

Ein Mac ist keine Einschränkung. Gusto und OnPay laufen im Browser, Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen auf dem Mac sind also dieselben Produkte. Buchhaltungspakete mit Lohnabrechnung, die auf dem Mac funktionieren, folgen derselben Regel: Wählen Sie die Webversion.

Lohnabrechnung in mehr als einem Bundesstaat

Bei der Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten enden die Einstiegstarife. Ein Unternehmen, das einen Remote-Mitarbeiter über eine Staatsgrenze hinweg bezahlt, muss sich bei diesem Bundesstaat für Steuereinbehalt und Arbeitslosenversicherung registrieren, und das Lohnabrechnungstool muss dort melden.

Gusto Simple deckt einen Bundesstaat ab, Plus ergänzt die Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten. OnPay gibt an, dass sein Basistarif Mitarbeiter in so vielen Bundesstaaten auszahlt, wie nötig. QuickBooks und Justworks behandeln es nach eigenen Bedingungen, lassen Sie es sich also schriftlich geben.

Die Registrierung ist ein eigener Kostenpunkt. Gusto führt die steuerliche Registrierung im Bundesstaat zu einem Preis auf, der je Bundesstaat variiert, und sein Add-on Business Compliance kostet $85 im Monat pro Bundesstaat bei Jahresvertrag. Die Software meldet, nachdem die Registrierung besteht, und die Registrierung selbst ist eine eigene Aufgabe.

Freie Auftragnehmer sind ein anderer Ablauf. Die Bezahlung eines 1099-Mitarbeiters braucht keine Lohnsteuermeldung, nur ein Formular zum Jahresende, und die Tools unterscheiden sich darin, was sie dafür berechnen. Gusto nennt $5 pro Zahlung auf ein US-Bankkonto für seinen Dienst für internationale Auftragnehmer. Tools im Bereich Rechnungsstellung decken die Zahlungsseite ohne Abrechnungslauf ab.

Auswahl nach Situation

Die meisten Käufer passen in eine von sechs Situationen, und jede weist auf ein erstes Produkt für die Testphase.

Situation	Beginnen mit	Warum
Erste Einstellung, ein Bundesstaat	Gusto Simple oder OnPay	$49 plus $6, Steuern gemeldet, keine Stufe zu entschlüsseln
Stundenlohn-Personal an der Stempeluhr	Homebase	Die Lohnabrechnung sitzt auf dem Dienstplan, den sie schon nutzen
Buchhaltung schon in QuickBooks	QuickBooks-Paket	Ein Hauptbuch, die Lohnabrechnung wird dort gebucht
Keine HR-Person, Sozialleistungen nötig	Justworks	Der Anbieter ist der Employer of Record
Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten	OnPay oder Gusto Plus	Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten ist im Tarif
Wachstum, HR und IT in einem Datensatz	Rippling oder ADP	Auf Anfrage, für Größe gebaut

Die Tabelle ist ein Startpunkt für eine Testphase, kein Urteil, denn fünf der sechs Zeilen enden in einem Angebot oder einem Preis, der sich mit der Mitarbeiterzahl verschiebt.

Was in der Testphase zu prüfen ist

Führen Sie eine echte Lohnabrechnung durch, außerhalb des regulären Zyklus, parallel zu Ihrem bisherigen Verfahren. Eine Testphase, die nur Beispieldaten importiert, beweist nichts über Meldungen.

Importieren Sie die Personen und ihre Jahreswerte bis zum Stichtag und vergleichen Sie die Summen mit der Meldung des letzten Quartals.
Rechnen Sie eine Lohnabrechnung mit einer Überstundenwoche und einem Abzug ab und prüfen Sie die Brutto-Netto-Rechnung auf einer Gehaltsabrechnung gegen eine Handrechnung.
Fragen Sie, wer die Formulare des Bundesstaats einreicht und wer haftet, wenn eine Meldung zu spät kommt.
Suchen Sie den Export-Button. Ein Produkt, das Gehaltsabrechnungen und Jahreswerte exportiert, hält Ihre drei Jahre Unterlagen in Ihrer Hand.
Lassen Sie sich den Preis bei 25 Mitarbeitern schriftlich geben, mit jedem Add-on benannt, denn ein Angebot für 5 Personen sagt wenig über 25.

Zwei Fragen gehören in jedes Gespräch mit einem Anbieter. Die erste ist, ob der Preis auf der Preisseite der Preis auf der Rechnung ist.

Die zweite ist, was schnellere Auszahlung kostet. Gusto nennt $15 im Monat plus $3 pro Person für die Auszahlung am Folgetag bei Simple, $90 pro Abrechnungslauf für denselben Tag und $100 pro Abrechnungslauf für die Sofortauszahlung, ein Kostenpunkt, den eine Monatsgebühr nicht zeigt. Das Muster hinter solchen Lücken haben wir aufgeschrieben, mit den Fragen, die die fehlenden Zahlen hervorholen.

Die Lohnabrechnung mitten im Jahr wechseln

Am 1. Januar ist ein Wechsel am einfachsten, mitten im Quartal am schwersten. Ein Wechsel im laufenden Jahr heißt, für jede Person die bisherigen Löhne und einbehaltenen Steuern des Jahres einzuspielen, und ein Fehler dabei taucht auf dem W-2 auf.

Wechseln Sie, wenn möglich, zum Quartalsbeginn, denn dann reicht der neue Anbieter ab seinem ersten Lauf ein sauberes Form 941 ein. Bitten Sie den alten Anbieter um Jahreswerte-Berichte je Mitarbeiter und um die Bestätigung der letzten Steuermeldung. Lassen Sie beide Systeme einmal zum selben Zahltag laufen, vergleichen Sie die Zahlen auf den Cent und kündigen Sie das alte erst, wenn das neue ein volles Quartal gemeldet hat.

Um mehr Produkte nebeneinander zu vergleichen, führt der Bereich Lohn und Gehalt des Katalogs auf, was verfügbar ist, mit markierten kostenlosen Tarifen, und die Übersicht filtert über Kategorien hinweg.

Fragen zur Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen

Was ist die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Die, die auch bei der Mitarbeiterzahl des nächsten Jahres noch passt und die Steuern im Grundpreis meldet. Gusto und OnPay nennen beide $49 plus $6 pro Person, das sind $109 im Monat bei 10 Mitarbeitern. Justworks passt zu einem Unternehmen, das einen Employer of Record will, und QuickBooks Payroll zu einem, das schon in QuickBooks arbeitet. Die Preise wurden am 26. Oktober 2026 gelesen.

Was kostet Lohnabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen?

Die Listenpreise in diesem Vergleich reichen von $79 im Monat für 5 Mitarbeiter bei den Tarifen mit $49 plus $6 bis zu $395 im Monat für dieselben 5 bei Justworks PEO Basic. Die meisten kleinen Unternehmen zahlen eine Grundgebühr plus eine Gebühr pro Person, und Add-ons wie die Auszahlung am selben Tag werden gesondert berechnet, die Rechnung kann also über dem Schlagzeilenpreis liegen.

Gibt es kostenlose Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Nicht mit eingeschlossener Steuermeldung, unter den acht hier gelesenen Produkten. Homebase hat einen kostenlosen Tarif Basic für Einsatzplanung und Zeit an einem Standort mit bis zu 10 Mitarbeitern, und sein Lohnabrechnungs-Add-on war am 26. Oktober 2026 als Aktion sechs Monate gratis. Kostenlose Rechner gibt es, aber dann melden und zahlen Sie die Steuern selbst ein.

Lohnt sich Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Ja, ab dem ersten Mitarbeiter, denn die Meldepflichten sind bei 2 Personen dieselben wie bei 20. Ein kostenpflichtiges Produkt kostet für 5 Personen etwa $79 im Monat, und eine versäumte Einzahlung kostet je nach Verspätung 2 % bis 15 % des Betrags. Die Software verlagert die Arbeit, nicht die Haftung.

Was ist die günstigste Lohnabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen?

Unter den Produkten mit veröffentlichtem Preis sind die $49 Grundgebühr plus $6 pro Person bei Gusto Simple, OnPay und dem Homebase-Lohnabrechnungs-Add-on die günstigsten, mit $79 im Monat für 5 Personen. Homebase war am Tag des Lesens als Aktion sechs Monate gratis. Die Kosten steigen mit Add-ons, und ein Anbieter, der nur auf Anfrage verkauft, kann darunter liegen.

Brauche ich Lohnabrechnungssoftware mit HR für ein kleines Unternehmen?

Nur wenn jemand im Monat Stunden mit Onboarding-Papierkram verbringt. OnPay verkauft gebündelte HR für $71 im Monat plus $1 pro Mitarbeiter, und Justworks bündelt HR in seine PEO-Tarife. Ein Unternehmen mit drei Personen und ohne Fluktuation kann die Lohnabrechnung allein betreiben und HR später ergänzen.

Kann Lohnabrechnungssoftware Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten abrechnen?

Ja, im passenden Tarif. Der Tarif Simple von Gusto ist auf einen Bundesstaat begrenzt und Plus ergänzt die Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten, während OnPay angibt, dass sein Basistarif Mitarbeiter in so vielen Bundesstaaten auszahlt, wie nötig. Die Registrierung im Bundesstaat ist ein eigener Schritt, den die Software nicht gratis erledigt, und Gusto bepreist sie je Bundesstaat.

Meldet Lohnabrechnungssoftware die Steuern für mich?

Produkte mit vollem Service berechnen, zahlen ein und melden die Lohnsteuern, und die Seiten von OnPay und QuickBooks sagen das auch. Für eine verspätete Einzahlung haften weiterhin Sie. Der IRS-Zuschlag für nicht fristgerechte Einzahlung reicht von 2 % bei 1 bis 5 Tagen Verspätung bis 15 % nach einer Zahlungsaufforderung, gelesen am 26. Oktober 2026.

Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?

Mindestens drei Jahre laut Merkblatt des Department of Labor zu den FLSA-Aufbewahrungspflichten, gelesen am 26. Oktober 2026, und Unterlagen hinter den Lohnberechnungen, etwa Stundenzettel, zwei Jahre. Prüfen Sie vor der Unterschrift, was jedes Produkt exportiert, denn die Unterlagen müssen Ihren Vertrag mit dem Anbieter überdauern.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnungssoftware und einem PEO?

Lohnabrechnungssoftware berechnet und meldet, und Sie bleiben alleiniger Arbeitgeber. Ein PEO wie Justworks PEO wird zum Mitarbeitgeber, betreibt die Sozialleistungen für Sie und kostet pro Kopf mehr: $79 oder $124 pro Mitarbeiter und Monat gegenüber $8 plus $50 Grundgebühr beim reinen Lohnabrechnungstarif, gelesen am 26. Oktober 2026.