Melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas em 2026

O melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas é aquele cuja taxa base mais o valor por pessoa ainda cabem no número de funcionários do ano que vem, e que recolhe seus impostos sem exigir uma segunda ferramenta. Oito produtos são comparados abaixo, com preços lidos nas páginas dos próprios fornecedores em 26 de outubro de 2026.

Seis deles publicam um valor. Dois, ADP RUN e Paycor, vendem sob cotação, e o artigo diz isso em vez de adivinhar.

Melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas em números

Oito números pesam mais na decisão. Cada um traz o fornecedor e o dia em que foi lido.

• $49 por mês mais $6 por pessoa é o plano Simple do Gusto, que roda a folha em um único estado, lido em 26 de outubro de 2026
• $55 por mês é onde o OnPay diz que seus preços começam, ou seja, a base de $49 mais um trabalhador a $6, lido em 26 de outubro de 2026
• $50 por mês mais $8 por funcionário é o plano só de folha do Justworks, contra $79 e $124 por funcionário nos dois planos de PEO, lido em 26 de outubro de 2026
• $88 por mês mais $6,50 por funcionário é o pacote de folha do QuickBooks com Simple Start, exibido com metade do preço nos três primeiros meses, lido em 26 de outubro de 2026
• $109 por mês para 10 funcionários é o preço de tabela tanto do Gusto Simple quanto do OnPay, então os dois custam o mesmo nesse tamanho
• $15 por mês mais $3 por pessoa é o que o Gusto cobra para passar um plano Simple para pagamento no dia seguinte, lido em 26 de outubro de 2026
• 2%, 5%, 10% e 15% são as faixas da multa do IRS por falta de depósito, de 1 a 5 dias de atraso até uma notificação de cobrança, lido em 26 de outubro de 2026
• 3 anos é por quanto tempo o Departamento do Trabalho dos EUA diz que o empregador deve guardar os registros da folha, lido em 26 de outubro de 2026

Com 10 pessoas, o menor preço de tabela é $109 por mês e o maior da tabela é $1.240, uma diferença de mais de 11 vezes, e é por isso que um ranking que ignora o número de funcionários diz pouco.

Os oito produtos lado a lado

A ordem segue o preço de entrada para uma empresa que paga 10 pessoas, do menor para o maior, com os dois produtos sob cotação por último. Não é um ranking, e nada no SAASLEDGE é classificado por dinheiro.

Produto	Formato de preço	Preço de tabela de entrada	Feito para
Gusto	Taxa base mais valor por pessoa, três níveis	$49 mais $6 por pessoa	Donos que querem folha e benefícios em um único login
OnPay	Um plano base, complementos cobrados à parte	$49 mais $6 por trabalhador	Empresas com trabalhadores em vários estados
Homebase	Escalas grátis, folha como complemento	$49 mais $6 por funcionário	Equipes por hora que já batem ponto lá
Justworks	Plano de folha ou PEO por funcionário	$50 mais $8 por funcionário	Equipes que querem um empregador de registro (employer of record)
QuickBooks Payroll	Pacotes junto com a contabilidade	$88 mais $6,50 por funcionário	Empresas que já vivem no QuickBooks
Rippling	Módulos com preço sob cotação	Cotação personalizada	Equipes que querem RH, TI e folha em um único cadastro
ADP RUN	Pacotes com preço sob cotação	Formulário de cotação	Donos que querem um grande provedor com suporte por telefone
Paycor	Pacotes com preço sob cotação	Formulário de cotação	Equipes por hora e em turnos

Todo preço acima é um preço de tabela lido em 26 de outubro de 2026 e não inclui impostos. Só sob cotação quer dizer que o fornecedor não publica valor na página de preços, não que o produto seja caro.

Como a ordem foi definida

Três regras decidiram quem vai onde.

Primeiro, um produto com preço público fica à frente de um com formulário de cotação, porque o comprador pode conferir o número antes de falar com alguém. Segundo, um produto que recolhe os impostos da folha dentro do preço base vence um que cobra por cada envio. Terceiro, produtos com o mesmo preço de vitrine são ordenados pelo custo do nível seguinte, já que a maioria das empresas supera o nível de entrada.

Ninguém pagou por uma posição. O SAASLEDGE não tem posições pagas, todo link externo leva rel="nofollow", e as regras do catálogo estão descritas em um texto à parte.

O melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas, um por um

Cada item diz para quem serve, o que faz melhor que os demais e quando deixar de lado. Os preços foram lidos em 26 de outubro de 2026, salvo quando o texto indica outro dia.

Gusto

O Gusto serve a donos que querem folha e benefícios em uma única conta e aceitam pagar um pouco mais por uma interface limpa. Sua página de preços do Gusto lista três planos: Simple a $49 por mês mais $6 por pessoa, Plus a $80 mais $12 e Premium a $180 mais $22.

O plano Simple roda folhas ilimitadas em um estado e recolhe os impostos. O Plus acrescenta folha em vários estados e pagamento no dia seguinte, e o Premium acrescenta um consultor nomeado e pagamento no mesmo dia e instantâneo. Alguns itens são vendidos à parte: o pagamento no mesmo dia custa $90 por folha no Simple, e o pagamento instantâneo custa $100 por folha.

O Gusto não faz folha em muitos estados pelo preço de entrada. O Simple vale para um único estado, e o serviço de registro fiscal estadual para um novo estado é cobrado por estado.

Pule se você contrata em mais de um estado e não quer pagar $12 por pessoa desde o primeiro dia, ou se quer uma taxa fixa sem complementos. Quem precisa de um empregador de registro deve ler o item do Justworks abaixo.

OnPay

O OnPay serve a donos que querem um preço simples e nenhum nível para decifrar. A página lista uma base de $49 mais $6 por trabalhador no Payroll Essentials, com W-2, 1099 e todos os envios de impostos da folha incluídos, e um mês grátis.

Seu diferencial é a linha de vários estados: a página diz que o plano base paga trabalhadores em quantos estados forem necessários. Controle de horas, RH e benefícios são complementos com base e valor por trabalhador próprios, então uma configuração completa sobe rápido. O RH integrado custa $71 por mês mais $1 por trabalhador, e o RH integrado com controle de horas custa $81 mais $4.

A página de preços lista um único valor por trabalhador e nenhuma linha separada para prestadores autônomos, então uma empresa com muitos prestadores deve perguntar antes de assinar.

Pule se você quer escalas e relógio de ponto como produto principal, porque o OnPay acrescenta o controle de horas como uma camada paga, e uma ferramenta construída em torno de turnos vai parecer mais natural.

Homebase

O Homebase serve a equipes por hora em lojas e clínicas que já usam seu relógio de ponto e suas escalas, o trabalho das ferramentas de controle de horas. O plano Basic gratuito cobre uma unidade e até 10 funcionários, e a folha entra por cima como complemento a $49 por mês mais $6 por funcionário, com os seis primeiros meses grátis no dia da leitura.

Esse detalhe promocional pesa na conta do primeiro ano. Seis meses grátis em uma equipe de dez pessoas tiram $654 do primeiro ano, e o preço do segundo ano é o verdadeiro.

O Homebase é construído em torno das horas trabalhadas, por isso não oferece a profundidade de benefícios do Gusto. Escritórios com funcionários mensalistas aproveitam menos dele do que de um produto que nasceu como folha de pagamento.

Pule se sua equipe é mensalista e nunca bate ponto, já que a principal coisa que você pagaria seria a camada de ponto e escalas.

Justworks

O Justworks serve a equipes que querem que outra empresa seja o empregador de registro, o que o aproxima de RH e recrutamento tanto quanto de folha. Ele oferece três formatos: um plano de folha a $8 por funcionário por mês mais uma taxa base de $50, o PEO Basic a $79 por funcionário sem taxa base e o PEO Plus a $124 por funcionário.

O plano de folha é barato pelo que entrega. Os planos de PEO custam mais por pessoa porque o fornecedor assume deveres de empregador e a administração de benefícios. Com 10 pessoas, o PEO Basic custa $790 por mês, contra $130 no plano de folha.

O Justworks é a resposta para uma empresa sem nenhuma função de RH. É a resposta errada para uma empresa que só quer um fechamento de folha e um envio de impostos.

Pule se você só precisa de folha, porque os planos de PEO têm um preço que compra um coemprego de que você talvez não precise.

QuickBooks Payroll

O QuickBooks Payroll serve a empresas cuja contabilidade já está no QuickBooks. A página lida em 26 de outubro de 2026 mostra pacotes, não planos avulsos: Workforce Payroll com Simple Start a $88 mais $6,50 por funcionário, com os três primeiros meses pela metade do preço, e um pacote Essentials a $125 mais $6,50.

Dois limites aparecem na página. O depósito direto no dia seguinte é a velocidade padrão do pacote de entrada, e o depósito no mesmo dia exige o pacote Essentials, que também exige horário de processamento às 7h. O pacote inclui ainda a contabilidade, então você paga por um livro-razão quer o use ou não.

Uma empresa que usa outro sistema contábil aproveita menos este produto do que um focado em folha.

Pule se sua contabilidade está em outro lugar, já que um fornecedor só de folha custa menos e se integra com a maioria dos sistemas contábeis de qualquer forma.

Rippling

O Rippling serve a empresas que querem folha e RH em um único cadastro de funcionário, com gestão de dispositivos ao lado. Sua página de preços é um formulário de cotação, sem valor para ler, e diz que o total depende dos produtos escolhidos e do número de funcionários.

Isso torna impossível precificar o Rippling em uma tabela como esta, por isso sua linha de preço fica em branco. O produto é feito para crescer, então tende a fazer sentido quando a empresa tem necessidades de RH além de pagar as pessoas.

Pule se você quer comparar hoje um número com os demais, ou se emprega menos que um punhado de pessoas e não precisa de RH nem de TI no mesmo sistema.

ADP RUN

O ADP RUN é a opção de grande provedor para pequenas empresas. A ADP lista sua folha para pequenas empresas de 1 a 49 funcionários e quatro pacotes, Essential, Enhanced, Complete Payroll and HR+ e HR Pro Payroll and HR, todos por formulário de cotação, sem preço na página.

A página afirma que o RUN desconta e recolhe os impostos da folha em todos os níveis. O que você recebe além disso depende do pacote, e é na cotação que isso se define.

Pule se você quer ver um preço antes de uma conversa com vendas, ou se quer sair de um contrato sem atrito.

Paycor

O Paycor serve a equipes por hora e em turnos, e sua proposta é folha mais controle de horas e escalas. O preço é sob cotação: a página lida em 26 de outubro de 2026 não traz valor em dólar para o software, apenas um link para uma página de planos e uma oferta de 50% nos primeiros 6 meses.

Como a ADP, é um provedor a consultar, não um a comparar por um número em uma página.

Pule se sua equipe tem menos de cinco pessoas mensalistas, já que o peso do produto está na gestão de horas e de equipes, e não em um fechamento rápido da folha.

Quanto custa um software de folha de pagamento para 5, 10 e 25 funcionários

Um preço por pessoa significa pouco até ser multiplicado. A tabela abaixo traz 12 meses de preço de tabela dos produtos que publicam os dois valores, antes de impostos e de qualquer promoção ou complemento.

Produto e plano	5 funcionários	10 funcionários	25 funcionários
Gusto Simple, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
OnPay Payroll Essentials, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
Complemento de folha do Homebase, $49 + $6	$948	$1.308	$2.388
Plano de folha do Justworks, $50 + $8	$1.080	$1.560	$3.000
Pacote QuickBooks com Simple Start, $88 + $6,50	$1.446	$1.836	$3.006
Gusto Plus, $80 + $12	$1.680	$2.400	$4.560
Gusto Premium, $180 + $22	$3.480	$4.800	$8.760
Justworks PEO Basic, $79 por funcionário	$4.740	$9.480	$23.700

Todos os valores são o preço mensal de tabela multiplicado por 12, lido em 26 de outubro de 2026.

Três detalhes passam fácil despercebidos. O Gusto Simple e o OnPay, com o complemento do Homebase, custam o mesmo em qualquer tamanho, então para eles a decisão é sobre recursos, não sobre dinheiro. A distância entre a linha só de folha e a linha de PEO cresce a cada contratação. Os dois planos do próprio Justworks ficam $3.660 por ano afastados com 5 pessoas e $20.700 com 25.

E a linha do QuickBooks parece mais alta só porque o pacote inclui contabilidade. Uma empresa que já paga pelo QuickBooks deve subtrair essa assinatura antes de comparar.

Software de folha de pagamento gratuito para pequenas empresas: o que significa gratuito

Software de folha de pagamento gratuito para pequenas empresas quer dizer uma de três coisas, e nenhuma delas é uma folha completa com envio de impostos sem custo. É uma calculadora, um plano gratuito de um produto de escalas ou uma promoção que termina.

Dos oito produtos lidos para este artigo, nenhum lista um plano de folha gratuito com envio de impostos.

O Homebase tem um plano Basic gratuito para 10 funcionários em uma unidade, mas esse plano é de ponto e escalas, e a folha é o complemento pago, grátis por seis meses apenas como promoção. Um software de folha gratuito para pequenas empresas fora disso no mercado costuma ser uma calculadora que gera números que você mesmo envia depois.

Existe software de folha de pagamento de código aberto para pequenas empresas, e ele joga sobre você os envios e os formulários de fim de ano. Isso é projeto de contador, não de dono.

Um software de folha barato para pequenas empresas, então, é o formato $49 mais $6. Com 5 pessoas custa $79 por mês, ou $15,80 por pessoa, e o preço por pessoa cai conforme a equipe cresce.

O que o software de folha entrega por você e o que continua sendo seu

Um produto de folha completo calcula o pagamento, retém o imposto e envia os formulários. Ele não elimina a sua responsabilidade: o IRS cobra do empregador por um depósito atrasado, não importa quem clicou no botão.

A multa do IRS por falta de depósito tem quatro faixas, lidas na página do IRS em 26 de outubro de 2026: 2% do depósito não pago para 1 a 5 dias corridos de atraso, 5% para 6 a 15 dias, 10% acima de 15 dias e 15% após uma notificação de cobrança. As faixas não se acumulam.

O Form 941 trimestral vence no último dia do mês seguinte ao fim do trimestre, e o IRS aplica uma regra de fim de semana. A declaração do terceiro trimestre de 2026, com vencimento em 31 de outubro, cai em um sábado, então o prazo passa para segunda-feira, 2 de novembro de 2026. Os formulários W-2 e 1099-NEC de 2026 vencem em 31 de janeiro de 2027, um domingo, o que os leva para segunda-feira, 1º de fevereiro de 2027.

Um depósito pago com 16 dias de atraso custa 10% do valor, e um depósito pago com 5 dias de atraso custa 2%. O software só evita isso se a conta bancária e o calendário estiverem corretos.

A guarda de registros também continua com você. A ficha de registros da FLSA do Departamento do Trabalho diz que o empregador guarda os registros da folha por pelo menos três anos, e os registros que sustentam o cálculo dos salários, como cartões de ponto, por dois. É por isso que o formato de exportação nas próximas seções importa.

Folha de pagamento com RH e contabilidade integrados

A folha raramente fica sozinha. Os primeiros acréscimos são o controle de horas e os documentos de RH, e o terceiro é o livro-razão onde os pagamentos são lançados.

O software de RH e folha de pagamento para pequenas empresas é vendido de duas formas: como pacote de um único fornecedor, como o OnPay faz com o RH a $71 por mês mais $1 por trabalhador, ou como um produto de folha que se conecta a uma ferramenta de RH separada. Pacotes são mais simples de operar e mais difíceis de abandonar. Ferramentas separadas mantêm a saída aberta e acrescentam uma sincronização a manter.

Um software para pequenas empresas com folha embutida é outro produto de novo.

Suítes de contabilidade como o QuickBooks vendem a folha como uma camada sobre o livro-razão, o que elimina uma conciliação mensal e prende você a um único fornecedor. A lógica de preço dessa decisão é desenvolvida em software para pequenas empresas, que precifica toda a pilha por tamanho de equipe.

Para as peças ao redor da folha, o catálogo lista ferramentas de RH e recrutamento, controle de horas e finanças e contabilidade, cada uma com os planos gratuitos marcados.

Um Mac não é limitação. O Gusto e o OnPay rodam no navegador, então software de folha de pagamento para pequenas empresas em Mac significa os mesmos produtos. Suítes de contabilidade que funcionam no Mac com folha incluída seguem a mesma regra: escolha a versão web.

Folha de pagamento em mais de um estado

A folha em vários estados é onde os planos de entrada acabam. Uma empresa que paga um funcionário remoto do outro lado da divisa estadual precisa se registrar nesse estado para retenção e seguro-desemprego, e a ferramenta de folha tem de fazer os envios lá.

O Gusto Simple cobre um estado, e o Plus acrescenta folha em vários estados. O OnPay afirma que seu plano base paga trabalhadores em quantos estados forem necessários. O QuickBooks e o Justworks tratam do assunto nos próprios termos, então peça isso por escrito.

O registro é um custo à parte. O Gusto lista o registro fiscal estadual com um preço que varia por estado, e seu complemento Business Compliance custa $85 por mês por estado em contrato anual. O software faz os envios depois que o registro existe, e conseguir o registro é uma tarefa por si só.

Prestadores autônomos são outro fluxo. Pagar um trabalhador 1099 não exige envio de imposto da folha, só um formulário no fim do ano, e as ferramentas diferem no que cobram por isso. O Gusto lista $5 por pagamento para uma conta bancária nos EUA em seu serviço global para prestadores. Ferramentas da seção de faturamento e cobrança cobrem o lado do pagamento sem uma folha.

Como escolher por situação

A maioria dos compradores se encaixa em uma de seis situações, e cada uma aponta para um primeiro produto a testar.

Situação	Comece por	Por quê
Primeira contratação, um estado	Gusto Simple ou OnPay	$49 mais $6, impostos enviados, nenhum nível para decifrar
Equipe por hora com relógio de ponto	Homebase	A folha fica sobre a escala que já usam
Contabilidade já no QuickBooks	Pacote QuickBooks	Um único livro-razão, a folha é lançada nele
Sem pessoa de RH, benefícios necessários	Justworks	O fornecedor é o empregador de registro
Trabalhadores em vários estados	OnPay ou Gusto Plus	A folha em vários estados está no plano
Em crescimento, RH e TI em um único cadastro	Rippling ou ADP	Sob cotação, feitos para escala

A tabela é um ponto de partida para o teste, não um veredito, já que cinco das seis linhas terminam em uma cotação ou em um preço que muda com o número de funcionários.

O que verificar durante o teste

Rode uma folha real, fora do ciclo, em paralelo com o seu método atual. Um teste que só importa dados de exemplo não prova nada sobre os envios.

1. Importe as pessoas e seus valores acumulados do ano, depois compare os totais com a declaração do último trimestre.
2. Rode uma folha com uma semana de hora extra e um desconto, e confira o bruto ao líquido em um holerite contra um cálculo manual.
3. Pergunte quem envia os formulários estaduais e quem responde quando um envio atrasa.
4. Encontre o botão de exportar. Um produto que exporta holerites e valores acumulados do ano mantém seus três anos de registros nas suas mãos.
5. Peça por escrito o preço para 25 funcionários, com todos os complementos nomeados, porque uma cotação para 5 pessoas diz pouco sobre 25.

Duas perguntas cabem em qualquer conversa com um fornecedor. A primeira é se o preço da página de preços é o preço da fatura.

A segunda é quanto custa pagar mais rápido. O Gusto lista $15 por mês mais $3 por pessoa para pagamento no dia seguinte no Simple, $90 por folha para o mesmo dia e $100 por folha para o instantâneo, um custo que a mensalidade não mostra. Descrevemos o padrão por trás dessas diferenças com as perguntas que extraem os números que faltam.

Trocar de sistema de folha no meio do ano

Trocar é mais fácil em 1º de janeiro e mais difícil no meio de um trimestre. Uma mudança no meio do ano exige carregar salários e retenções acumulados do ano de cada pessoa, e um erro aí aparece no W-2.

Mude no início de um trimestre, se puder, já que o novo fornecedor então envia um Form 941 limpo desde a primeira folha. Peça ao fornecedor antigo os relatórios acumulados do ano por funcionário e a confirmação do último envio de impostos. Rode os dois sistemas na mesma data de pagamento uma vez, compare os valores até o centavo e cancele o antigo só depois que o novo tiver enviado um trimestre completo.

Para comparar mais produtos lado a lado, a seção de folha de pagamento do catálogo lista o que está disponível com os planos gratuitos marcados, e a visão de navegação filtra entre categorias.

Perguntas frequentes sobre software de folha de pagamento para pequenas empresas

Qual é o melhor software de folha de pagamento para pequenas empresas?

Aquele que ainda cabe no número de funcionários do ano que vem e recolhe os impostos dentro do preço base. O Gusto e o OnPay listam $49 mais $6 por pessoa, ou seja, $109 por mês com 10 funcionários. O Justworks serve a uma empresa que quer um empregador de registro, e o QuickBooks Payroll serve a quem já está no QuickBooks. Os preços foram lidos em 26 de outubro de 2026.

Quanto custa um software de folha de pagamento para uma pequena empresa?

Os preços de tabela desta comparação vão de $79 por mês para 5 funcionários nos planos de $49 mais $6 até $395 por mês para os mesmos 5 no Justworks PEO Basic. A maioria das pequenas empresas paga uma taxa base mais um valor por pessoa, e complementos como o pagamento no mesmo dia são cobrados à parte, então a fatura pode passar do preço de vitrine.

Existe software de folha de pagamento gratuito para pequenas empresas?

Não com envio de impostos incluído, entre os oito produtos lidos aqui. O Homebase tem um plano Basic gratuito para escalas e ponto em uma unidade com até 10 funcionários, e seu complemento de folha estava grátis por seis meses em 26 de outubro de 2026 como promoção. Existem calculadoras gratuitas, mas aí você mesmo envia e deposita os impostos.

Vale a pena usar software de folha de pagamento em uma pequena empresa?

Sim, desde o primeiro funcionário, porque as obrigações de envio são as mesmas com 2 pessoas e com 20. Um produto pago custa cerca de $79 por mês para 5 pessoas, e um depósito perdido custa de 2% a 15% do valor, conforme o atraso. O software transfere o trabalho, não a responsabilidade.

Qual é o software de folha de pagamento mais barato para uma pequena empresa?

Entre os produtos com preço publicado, a base de $49 mais $6 por pessoa do Gusto Simple, do OnPay e do complemento de folha do Homebase é a mais barata, a $79 por mês para 5 pessoas. O Homebase estava grátis por seis meses como promoção no dia da leitura. O custo sobe com os complementos, e um fornecedor só sob cotação pode cobrar menos.

Preciso de software de folha de pagamento com RH em uma pequena empresa?

Só se alguém gasta horas por mês com a papelada de admissão. O OnPay vende RH integrado a $71 por mês mais $1 por trabalhador, e o Justworks inclui RH em seus planos de PEO. Uma empresa com três pessoas e sem rotatividade pode rodar só a folha e acrescentar o RH depois.

O software de folha de pagamento lida com funcionários em vários estados?

Sim, no plano certo. O plano Simple do Gusto é limitado a um estado e o Plus acrescenta folha em vários estados, enquanto o OnPay diz que seu plano base paga trabalhadores em quantos estados forem necessários. O registro estadual é uma etapa à parte que o software não faz de graça, e o Gusto cobra por estado.

O software de folha de pagamento envia os impostos por mim?

Os produtos completos calculam, depositam e enviam os impostos da folha, e as páginas do OnPay e do QuickBooks dizem isso. Você continua responsável por um depósito atrasado. A multa do IRS por falta de depósito vai de 2% para 1 a 5 dias de atraso a 15% após uma notificação de cobrança, lido em 26 de outubro de 2026.

Por quanto tempo preciso guardar os registros da folha?

Por pelo menos três anos, segundo a ficha de registros da FLSA do Departamento do Trabalho, lida em 26 de outubro de 2026, e os registros que sustentam o cálculo dos salários, como cartões de ponto, por dois anos. Veja o que cada produto exporta antes de assinar, porque os registros precisam durar mais que o seu contrato com o fornecedor.

Qual é a diferença entre software de folha de pagamento e um PEO?

O software de folha calcula e envia, e você continua sendo o único empregador. Um PEO, como o Justworks PEO, passa a ser um coempregador, administra os benefícios por você e custa mais por pessoa: $79 ou $124 por funcionário por mês, contra $8 mais uma base de $50 no plano só de folha, lido em 26 de outubro de 2026.